Vnútorná kontrola a audit by mali zaujímať popredné miesto v každej spoločnosti, ktorá má obmedzené zdroje a nechce skrachovať. V rozľahlosti Ruska nestráca tento aspekt na význame z legislatívneho, inštitucionálneho a odborného hľadiska. Čo je teda organizácia interného auditu?
Zaobchádzanie s terminológiou
Pozrime sa na základné pojmy a v prvom rade si rozoberieme, čo je interný audit. Toto slovné spojenie sa používa na označenie činností regulovaných internými dokumentmi organizácie na kontrolu rôznych aspektov práce štruktúr a riadiacich jednotiek, ktoré vykonávajú zástupcovia oprávneného orgánu v stanovenom rámci.
Koncovým spotrebiteľom informácií môže byť správna rada, valné zhromaždenie akcionárov alebo členovia spoločnosti, výkonný orgán a pod.
Sledovaným cieľom je pomôcť prepojeniu manažmentu efektívne kontrolovať rôzne prvky systému. Hlavná úloha -poskytovať spoľahlivé informácie o rôznych problémoch, ktoré vás zaujímajú. Interní audítori vykonávajú všeobecné funkcie:
- Posúdiť primeranosť kontrolného systému (systémov). To znamená vykonávať kontroly prepojení, poskytovať odôvodnené a rozumné návrhy zamerané na odstránenie zistených nedostatkov, ako aj pripravovať odporúčania na zvýšenie efektívnosti riadenia.
- Hodnotenie výkonu. Zahŕňa predloženie odborných posudkov pre rôzne aspekty fungovania organizácií, ako aj poskytnutie odôvodnených návrhov z hľadiska ich zlepšenia.
Rozmanitosť druhov
Čo môže byť systém interného auditu? Zvýraznenie:
- Funkčný audit systému(ov) manažérstva. Vykonáva sa s cieľom vyhodnotiť produktivitu a efektívnosť ktorejkoľvek časti hospodárskej činnosti.
- Viacfunkčný audit. Hodnotí kvalitu plnenia rôznych úloh, ako aj prepojenie a interakciu v krajine.
- Organizačný a technologický audit systému(ov) manažérstva. Zobrazuje sa pri vykonávaní kontroly nad rôznymi odkazmi. Všetko, čo súvisí s manažmentom, je zaujímavé. Osobitná pozornosť sa venuje technologickej a/alebo organizačnej racionalite.
- Audit činností. Zahŕňa vykonanie objektívneho prieskumu a komplexnej analýzy všetkých oblastí práce a prebiehajúcich projektov s cieľom identifikovať príležitosti na zlepšenie. okrem tohomožno spustiť overenie prvkov, ktoré spájajú organizáciu s vonkajším prostredím. Príklady zahŕňajú profesionálne spojenia, imidž a podobne. Tu stoja audítori pred otázkou nájsť silné a slabé stránky práce organizácie a posúdiť stabilitu jej pozície v systémoch vyššieho rádu a vyhliadky na rozvoj a rast.
- Ak sa audit vykonáva súčasne v štyroch predchádzajúcich bodoch, potom sa označuje ako komplexný audit systému manažérstva organizácie.
- Kontrola súladu s nariadeniami. V tomto prípade sa zisťuje, či sú dodržané zákony, predpisy a pokyny riadiacich orgánov organizačnej štruktúry.
- Kontrola vhodnosti. Znamená to výkon kontroly nad činnosťou úradníkov z hľadiska ich racionality, primeranosti, účelnosti, užitočnosti, platnosti ich rozhodnutí.
Teoretický aspekt konštrukcie systému
Takže sme zvážili teoretické body. Ako však vzniká služba vnútorného auditu? Na začiatku administratíva vypracuje politiku a vykonateľné postupy spoločnosti. Personál im však nie vždy rozumie, často ich jednoducho ignoruje a manažéri niekedy nemajú dostatok času na včasnú kontrolu a odhalenie nedostatkov. Na tento účel sa vytvára služba vnútorného auditu. Ich úlohou je pomáhať manažérom vo veciach kontroly, poskytovať ochranu pred zneužitím úradu a chybami, identifikovať rizikové oblasti a prácunad odstránením budúcich nedostatkov alebo nedostatkov. Okrem toho môžu pomôcť identifikovať a odstrániť slabé miesta v systémoch riadenia. Toto všetko by sa malo prediskutovať s najvyššími orgánmi, pre ktoré sa zhromažďujú informácie.
Fázy budovania systému
Povedzme, že potrebujeme zabezpečiť kvalitný a úplný interný audit v podniku. Ak to chcete urobiť, mali by ste zorganizovať viacstupňový proces, ktorý zahŕňa nasledujúce kroky:
- Kritická analýza nasledovaná porovnaním vopred definovaných ekonomických cieľov fungovania organizácie, stratégie a taktiky štruktúry, prijatého postupu, príležitostí.
- Vývoj a následné zdokumentovanie vylepšeného obchodného konceptu, ktorý odráža všetky potreby a potreby. Mal by tiež ustanoviť súbor opatrení, ktoré umožnia jeho úspešnú implementáciu a rozvoj v budúcnosti. Okrem toho je potrebné venovať pozornosť najdôležitejším bodom. Pre nich môžu byť pripravené samostatné ustanovenia, ktoré sa dotýkajú personálnej, účtovnej, zásobovacej, marketingovej, inovačnej, výrobno-technologickej, finančnej a investičnej politiky. Mali by byť založené na hĺbkovej analýze každého prvku a vybrať najvhodnejšie možnosti pre organizáciu.
- Analýza efektívnosti súčasnej štruktúry s následnou úpravou. Pripravuje sa ustanovenie, ktoré sa dotýka organizačnej štruktúry, v ktorom je potrebné popísať všetky organizačné väzby s uvedením administratívnych, funkčných a metodickýchpodriadenosť, oblasti činnosti, vykonávané funkcie, predpisy vzťahov. Vytvorí sa aj schéma pracovného postupu.
- Zriadenie jednotky interného auditu.
- Vývoj štandardných postupov. Zabezpečuje tvorbu formálnych pokynov na kontrolu konkrétnych ekonomických a finančných transakcií. Sú potrebné na posúdenie úrovne kvality (spoľahlivosti) informácií, efektívneho riadenia zdrojov a zefektívnenia vzťahov medzi odborníkmi.
Prečo je potrebná interná kontrola a audit?
Vhodnosť takéhoto rozhodnutia možno vyjadriť v nasledujúcich tézach:
- Umožňuje výkonnému orgánu zabezpečiť efektívnu kontrolu nad jednotlivými divíziami organizácie.
- Cielené kontroly a analýzy vykonávané audítormi umožňujú identifikovať výrobné rezervy a položiť základy pre zvýšenie efektívnosti, ako aj najsľubnejšie oblasti rozvoja.
- Špecialisti, na ktorých pleciach výkon kontroly často vykonávajú poradenské funkcie vo vzťahu k účtovným a finančným a ekonomickým službám, ako aj funkcionári hlavnej organizácie, jej pobočiek a dcérskych spoločností.
V takýchto prípadoch sa spravidla používa jedna všeobecná schéma na zabezpečenie maximálneho pokrytia a účinnosti. Vyzerá to nejako takto:
- Je identifikovaný a jasne definovaný špecifický okruh problémov, ktoré má riešiť oddelenie interného auditu. Pre nich je vytvorený systém cieľov, zodpovedajúcipravidlá spoločnosti.
- Hlavné funkcie potrebné na dosiahnutie cieľov sú určené.
- Kombinovanie rovnakého typu ukazovateľov do skupín a vytváranie na ich základe štruktúrne jednotky, ktoré sa špecializujú na ich spracovanie, implementáciu a dosahovanie.
- Vyvíja sa schéma vzťahov, ktorá definuje povinnosti, práva a zodpovednosti. Toto je potrebné vypracovať pre každú konštrukčnú jednotku a zdokumentovať výsledok v predpisoch a popisoch práce.
- Spojenie všetkých prvkov systému do jedného celku. Určenie štatútu organizácie.
- Integrácia oddelenia interného auditu do iných častí štruktúry riadenia podniku.
- Vývoj interných pracovných noriem.
Potom sa môžeme porozprávať o vykonaní interného auditu.
O princípoch a požiadavkách
Čo je potrebné urobiť, aby ste získali efektívny systém? K tomu je potrebné zabezpečiť súlad s nasledujúcimi bodmi:
- Princíp zodpovednosti. Uvádza sa v ňom, že ak ide o interný audit, osoba (skupina ľudí), ktorá audit vykonáva, by mala niesť disciplinárnu, administratívnu a ekonomickú zodpovednosť za nesprávne plnenie svojich povinností.
- Princíp rovnováhy. Neodmysliteľne spojené s predchádzajúcim. Uvádza sa v ňom, že audítorovi nemožno prideliť kontrolné funkcie bez poskytnutia prostriedkov na ich vykonávanie. Tiež by sa nemalo vydávať nič navyše, čo sa nepoužije pri pracovnej činnosti.
- Princíp včasného hlásenia odchýlok. Hovorí, že akékoľvek ďalšie informácie odhalené v období, keď sa vykonáva interný audit, by sa mali čo najskôr preniesť na prepojenie manažmentu. Ak táto požiadavka nie je splnená a nežiaduce odchýlky sa prehlbujú, stráca sa samotný význam kontroly.
- Princíp súladu medzi riadenými a riadiacimi systémami. Uvádza sa v ňom, že systém kontroly by mal byť dostatočne flexibilný, aby umožňoval efektívne a primerané overovanie údajov.
- Princíp zložitosti. Hovorí, že plnohodnotná vnútorná kontrola a audit by mali pokrývať objekty rôznych typov.
- Princíp oddelenia povinností. Zabezpečuje rozdelenie funkcií medzi špecialistov tak, aby minimalizovali zneužívanie moci a neumožňovali jednotlivcom skrývať problematické skutočnosti.
- Princíp schválenia a povolenia. Stanovuje, že by mala byť zabezpečená formálna koordinácia všetkých prebiehajúcich finančných a ekonomických operácií príslušnými úradníkmi v rámci ich právomocí.
Základné požiadavky na úspech
Internému auditu sme sa už venovali celkom dobre. Vlastnosti potrebné na zvýšenie úrovne účinnosti sú:
- Nárok na porušenie autorských práv. Zabezpečuje potrebu vytvorenia špecifických podmienok, ktoré organizáciu alebo jej zamestnanca (ich skupinu) znevýhodňujú a stimulujú odstraňovanie odchýlok.
- Vyhýbanie sa prílišnej koncentrácii primárnych kontrol na jednu osobu, ktorá by mohla viesť k nesprávnemu nahláseniu a/alebo zneužitiu.
- Vyžaduje sa záujem administratívy. Musí byť zabezpečená korektná a vzájomná spolupráca kontrolných a riadiacich úradníkov.
- Požiadavka na vhodnosť (prijateľnosť) metodiky vnútornej kontroly. Stanovuje, že ciele a zámery musia byť racionálne a účelné, ako aj rozdelenie vykonávaných funkcií.
- Požiadavka na neustále zlepšovanie a rozvoj. Postupom času aj tie najpokročilejšie metódy zastarávajú. Preto musí byť systém flexibilný a prispôsobený novým úlohám aj s úpravami.
- Prioritná požiadavka. Kontrola nad menšími operáciami by nemala odvádzať pozornosť od skutočne dôležitých úloh.
- Vylúčenie nepotrebných kontrolných krokov. Činnosti je potrebné organizovať racionálne, bez vynaloženia ďalších finančných prostriedkov a práce.
- Požiadavka na jednu zodpovednosť. Požiadavka na akciu a pozorovanie musí pochádzať z jedného centra (jednotlivca alebo špecifickej skupiny).
- Požiadavka regulácie. Efektívnosť systému interného dohľadu priamo závisí od toho, aké a koľko problémov predpokladala regulačná dokumentácia.
- Požiadavka na potenciálnu funkčnú náhradu. Ak sa jeden subjekt vnútornej kontroly dočasne stiahne z procesu kontroly, nemalo by to nepriaznivo ovplyvniť postupy alebo prerušiť činnosti.
O účinnosti a efektívnosti
Pri porovnávaní externého a interného auditu sa vytvárajú dva významné tábory, z ktorých každý má vlastnú víziu toho, čo je najvhodnejšie. Svoje pozície podporujú pomerne závažnými argumentmi. Dobrý interný audit teda môže vychádzať zo znalosti vnútorných mechanizmov v organizácii a identifikovať mnohé potenciálne nebezpečné alebo perspektívne body, pričom zapojenie externých špecialistov umožňuje minimalizovať osobné sympatie a zabezpečiť nestrannosť auditu. Vo všeobecnosti sa každá organizácia v závislosti od okolností nezávisle rozhoduje o tom, koho služby využije, ale je na manažéroch, aby zlepšili výsledok svojej práce.
Ako zlepšiť výkon internej kontroly?
Všetci chceme viac s menšími zdrojmi. Je možné zvážiť proces interného auditu a zvýšiť jeho efektivitu? Celkom. Čo je pre to potrebné urobiť? Najjednoduchšou možnosťou je vypracovať etické normy a profesionálne štandardy. Ak sú primerané, potom jedno z ich dodržiavania umožní dosiahnuť vysokú kvalitu práce.
Okrem toho by vrcholový manažment mal pravidelne kontrolovať systém vnútornej kontroly. Čo by mali inšpektori robiť? Aký je ich ideálny portrét? Inštitút interných audítorov pôsobí v Spojených štátoch od roku 1941. V Ruskej federácii táto štruktúra len začína vznikať, preto využívame skúsenosti zahraničných kolegov. Inštitút interných audítorovvydal niekoľko odporúčacích dokumentov, v ktorých je hlavná stávka na:
- Nezávislosť. Nestranný výkon ich povinností a vyjadrenie objektívnych úsudkov sa predpokladá. Zároveň sa nemusíte spoliehať na úsudky kolegov.
- Objektivita. Tento bod priamo nadväzuje na predchádzajúci. Objektivita vyžaduje, aby sa práca vykonávala zručne a bezúhonne. Pri zostavovaní správy musí odborník jasne oddeliť fakty od špekulácií.
- Lojalita. To znamená, že interní audítori by sa nemali vedome zapájať do nevhodných alebo nezákonných aktivít, ktoré by mohli spôsobiť diskreditáciu výsledkov.
- Zodpovednosť. Predpokladá sa, že špecialista musí vykonávať prácu výlučne v rámci svojich možností a odbornej spôsobilosti. Musí byť tiež braný na zodpovednosť za svoje činy.
- Ochrana osobných údajov. Pri používaní informácií, ku ktorým sa dostanete počas výkonu služby, je potrebné dávať pozor.
Posledný príklad
To je koniec článku. Už sme sa pozreli na to, čo sú interné audity. Príklad upevní získané poznatky. Povedzme, že máme obchodnú štruktúru. Zrazu sa začne zaznamenávať prepad tržieb, hoci náplň a obrat sa nezmenili. Aby sa zistil dôvod, začína sa interný finančný audit. Spočiatku dochádza k oboznámeniu sa s dokumentáciou, ktorá popisuje pohyb finančných prostriedkov,operácie a podobne. Študuje sa správnosť návrhu a absencia známok falšovania. Ak sa v tomto prípade nezistí nič podozrivé, potom vnútorný finančný audit prejde do štádia zosúladenia skutočného stavu so stavom zobrazeným v dokumentácii. Napríklad v sklade kontroluje, či uvedené materiály, prírezy, zariadenia skutočne existujú. Pozornosť sa venuje aj spotrebnému materiálu. Ak teda jedno auto prejde denne 100 kilometrov a zároveň stihne minúť 50 litrov benzínu, malo by to byť podozrivé. Je potrebné dôkladne si preštudovať všetky možné aspekty výskytu nedostatkov, odpadu a krádeží. Po dokončení interného auditu by mala byť dokumentácia urýchlene predložená vrcholovému manažmentu, aby sa predišlo zhoršeniu zistených problémov a aby sa uľahčilo prijatie adekvátnych rýchlych nápravných opatrení.
