Kroky komunikačného procesu zahŕňajú konkrétne úrovne na dosiahnutie cieľa. Samotný proces znamená dôslednú výmenu informácií medzi ľuďmi alebo skupinami ľudí. Hlavným cieľom je zabezpečiť, aby informácie boli adresátom prijaté a ním plne asimilované. Je tiež dôležité, že ak medzi členmi procesu neexistuje vzájomné porozumenie, znamená to, že cieľ nebol dosiahnutý.
Komunikácia
Komunikačný proces je výmena informácií a informácií medzi dvoma účastníkmi. Prejavuje sa prostredníctvom určitých funkcií.
Komunikačné funkcie v modernej organizácii:
- Informačné. Zahŕňa samotný prenos informácií akejkoľvek povahy.
- Stimulácia. Aktivuje všetky možnosti interakcie medzi jednotlivcami, napríklad keď potrebujete potvrdiť konkrétne akcie, usporiadať ľudí, zmeniť náladupartnera alebo jeho presvedčenia.
- Vnímavý. Zodpovedá za vzájomné duševné vnímanie, ovplyvňuje následnú komunikáciu medzi ľuďmi.
- Výrazné. Ovplyvňuje vnímanie človeka, stav jeho emocionálneho a psychologického pozadia.
Procesné úlohy a ich súčasti
Samotný proces šírenia informácií je možné reprodukovať za účelom vykonávania určitých úloh. Toto všetko ide na úkor:
- správne stanovenie priorít a cieľov;
- vysvetlenia, ako najlepšie použiť túto metódu;
- pochopenie, že človek rozumie tomu, čo presne sa od neho vyžaduje;
- kontroly porozumenia;
- berúc do úvahy vlastný názor partnera;
- výmena informácií;
- vzájomné následné plánovanie;
- informovanie, že cieľ bol dosiahnutý.
Fázy komunikačného procesu pozostávajú aj z úloh samotnej interakcie, sú teda základom ich formovania. Hlavná vec je poznať všetky jemnosti postupu. V tomto prípade nebudú žiadne potenciálne problémy v porozumení medzi ľuďmi.
Prvky a fázy komunikačného procesu
Na to, aby bol komunikačný proces úspešný, je potrebné nielen poznať koncept komunikačného procesu. Dôležité sú aj hlavné kroky. Sú len štyria. Komunikačný proces a jeho fázy sú dôležité informácie, ktoré pomáhajú dosiahnuť vzájomné porozumenie medzi účastníkmi.
- Odosielateľ. Osoba, ktorá je zodpovedná za formuláciu myšlienky alebo za zhromaždené informácie, ktoré sa snaží sprostredkovať inému účastníkovi komunikácie.
- Správa. Zahŕňa celý komplex informácií, ktoré sa prenášajú písomne alebo ústne. Hlavnou zložkou týchto informácií je myšlienka, nejaké faktické tvrdenia, emócie či postoj k adresátovi. Samotný proces prenosu informácií zahŕňa osobu, ktorá o nich hovorí, ako aj rôzne internetové zdroje, kde môžete poskytnúť informácie bez očného kontaktu.
- Kanál. Ide o špecifický nástroj, prostredníctvom ktorého sa prenášajú informácie. Ako kanál môžu slúžiť rôzne telefonické rozhovory, ako aj pošta, listy a ústny prenos. Prostriedkami teda môžu byť rôzne možnosti, ktoré v konečnom dôsledku poskytnú informácie adresátovi.
- Príjemca. Predstavuje osobu, ktorá v dôsledku absolvovania všetkých etáp dostane pre ňu vopred pripravené informácie.
Komunikačný proces, jeho prvky a fázy znamenajú úplné pochopenie zložitosti adresáta, pretože v prípade nepochopenia môžu nastať komplikácie vo forme otázok, agresie a ignorovania.
Cieľ fázy
Pri interakcii medzi ľuďmi prechádzajú adresát aj adresát sériou fáz. Úlohou hlavných etáp komunikačného procesu je vytvorenie správy, použitie ľubovoľného zvoleného kanála na prenos informácií. Hlavná vec je zabezpečiť, aby ste prešli všetkými fázamikvalita informácií sa nezmenila. Inými slovami, musí zostať vo svojej pôvodnej podobe.
Kroky
Fázy komunikačného procesu, výmena informácií, sú hlavné fázy, ktorými musíte prejsť pred dokončením procesu.
- v prvom rade sa objaví nápad;
- jeho kódovanie a výber kanálu prenosu informácií;
- v skutočnosti odoslanie správy adresátovi;
- proces interpretácie informácií, teda vysvetľovania;
- prijímanie spätnej väzby.
Podstata problému pochopenia fáz
Koncept komunikačného procesu, hlavné prvky, etapy sú súčasťami výmeny informácií. Často to spôsobuje určité komplikácie, ktoré sú spojené so zlým pochopením pojmov. Otázky vyvolávajú v zásade fázy komunikácie, preto je dôležité poznať ich definíciu, ako aj ciele a dôsledky.
Vznik nápadu
Pre úspešnú komunikáciu medzi ľuďmi je veľmi dôležitý koncept komunikačného procesu, ktorého hlavným prvkom je práve myšlienka. V prvom rade je adresát povinný sformulovať tému, ktorá je aktuálna pre neho a partnera. V tejto fáze komunikačného procesu je dôležitá úloha samotného odosielateľa, pretože je to on, kto informácie kóduje, analyzuje a prenáša. Dôležité je, aby bolo posolstvo nielen zmysluplné, ale aj zrozumiteľné pre ostatných. Ak je téma irelevantná, komunikácia sa skončí skôr, ako začne.
Pred odoslaním zdanlivo hotových informáciítreba to otestovať s ohľadom na veľa faktorov. V prvom rade sú to, samozrejme, názory partnera. Ak adresát nie je oboznámený s osobou, potom je lepšie začať s lojálnou, neutrálnou témou o počasí a tak ďalej. Až potom, čo je adresát už odosielateľovi známy, môžete začať hlbšiu konverzáciu, ktorej význam závisí od spoločných záujmov.
Kódovanie a výber kanála
Po prejdení predchádzajúcej fázy komunikačného procesu sú informácie stále „zelené“, na ich prezentáciu je priskoro. Odosielateľ ju musí udrieť vhodnými gestami, kódmi, aby adresa videla záujem a plnšie vnímala správu.
Odosielateľ má tiež právo zvoliť si spôsob odoslania správy, keďže sa môžu meniť. Ak nie je možná živá komunikácia, postačí e-mail, video alebo zvukové správy alebo jednoduchá SMS správa. Je možné poslať aj písomnú správu, no dnes tento typ využíva málokto. Hlavná vec je zabezpečiť, aby informácie neboli skreslené v dôsledku použitého kanála.
V modernej teórii komunikácie sa predpokladá, že najlepším spôsobom vedenia dialógu alebo polylógu je použitie niekoľkých spôsobov prenosu informácií. V priemere je použitie dvoch kanálov celkom optimálne. Musí existovať rozdiel medzi časom prenosu informácií cez dva kanály, pretože jednorazová správa bude vyzerať dosť smiešne. Je dôležité vybrať správny moment a najskôr použiť najbežnejšiu možnosť kanála.
Napríklad prvýodosielateľ odošle správu cez SMS a po chvíli s osobou naživo preberie tému hlbšie. Týmto spôsobom bude komunikácia úspešná, pretože informácie budú lepšie pochopené opakovaním.
Prevodovka
V tejto fáze už prebieha samotný proces aktivácie kanála, čiže prebieha prenos. Samotná fáza nie je komunikáciou, plní úlohu dosiahnutia tohto cieľa.
Informácie sa presúvajú od adresáta k adresátovi pomocou určitých znakov. Znakové systémy sú súčasťou mnohých typov komunikácie, napríklad verbálnej a neverbálnej komunikácie. Zahŕňa špecifický znakový systém, ktorý osoba používa, keď chce preniesť údaje inému.
Neverbálna komunikácia zhromažďuje všetky znaky, ktoré môže človek použiť bez slov. Sú to gestá, mimika, pohyby tela, pohľad a mnoho iného. Všetky tieto znaky sú potrebné na to, aby odosielateľ vniesol do hlavnej správy čo najviac výrazov a doplnkového významu. Je tomu tak preto, lebo neverbálna komunikácia sa spravidla nevyskytuje sama o sebe, je to doplnok k verbálnej komunikácii.
Verbálna komunikácia zahŕňa používanie písmen a zvukov abecedy konkrétneho jazyka ako znakov. Človek si tieto znaky vytvára určitým spôsobom a prijíma slová. Toto sú už významnejšie jednotky komunikačného procesu.
Dekódovanie
Po prijatí informácie adresátom ju všetkými možnými spôsobmi dekóduje, preusporiadava po svojom. Teda on sámštádium sa chápe ako preklad informácií príjemcu do vlastných myšlienok. Všetky znaky prenášané adresátom budú adresátom plne asimilované a bude schopný pochopiť, čo mu chceli sprostredkovať. Sú chvíle, keď odpoveď prijímača nie je potrebná, vtedy sa komunikácia v tejto fáze zastaví.
To vyjadruje nerovnomerný komunikačný systém, keďže v prípade, keď odosielateľ prenáša informáciu, najprv myšlienku sformuluje podľa významu, potom zakóduje, odošle. Adresát sa počas fázy dekódovania dozvie význam správy, ktorá mu bola doručená.
Spätná väzba
Proces prijímania informácií príjemcom a odpoveď je fázou, v ktorej odosielateľ pochopí, či správe rozumie alebo nie. V tejto fáze sa príjemca musí stať odosielateľom, aby odovzdal svoje myšlienky späť ako dôkaz úplného porozumenia a dôkaz, že komunikácia bola úspešná.
Komunikácia stanovuje, že celý proces by mal mať obojsmerné zameranie. Je to potrebné, aby to v prípade nedorozumenia adresát povedal. Potom sa správa odošle znova, v zrozumiteľnejšej forme. Toto vnímanie je aktuálne najmä vo sfére vzťahov medzi šéfom a podriadeným. Aby bola práca pohodlná, zrozumiteľná, je potrebná spätná väzba od zamestnancov. V opačnom prípade bude personál nespokojný s prácou a šéfom a manažér so svojimi podriadenými.
Hluk
Hluk vo všeobecnostizoznam etáp nezaberá miesto, pretože s najväčšou pravdepodobnosťou ide len o faktor dokončenia všetkých etáp. Je to však dosť dôležité, pretože vonkajší hluk prostredia môže spôsobiť ťažkosti s pochopením informácií. Správa môže byť tiež zle vypočutá, takže adresát pochopí úplne inú, falošnú. Zdrojmi hluku môže byť hlasná hudba, stavebné zvuky, signály strojov a ďalšie.
Aby hluk nespôsoboval komunikačné ťažkosti, je potrebné zvoliť tiché, pokojné miesto s príjemnou, relaxačnou atmosférou.
