Pri prezentácii výsledkov práce je veľmi dôležité pripraviť svoju príťažlivosť pre publikum, berúc do úvahy základné požiadavky na ústnu komunikáciu. Dizajn správy poskytuje jasnú a stručnú prezentáciu informácií, ktoré publikum ľahko vníma. V súlade s tým je dôležité dodržiavať pravidlá prezentácie správy, vďaka čomu bude váš prejav zaujímavý.
Hlavným cieľom rečníka je v podstate:
– informovať poslucháčov o niečom v krátkom čase;
- demonštrovať vizuálny materiál (diagramy, grafy, tabuľky…);
- snažte sa sprostredkovať informácie čo najľahšie dostupnými spôsobmi;
- kryštalizovať najužitočnejšie a najdôležitejšie informácie z celého zväzku, prezentovať údaje a fakty tak, aby boli ľahko zapamätateľné.
Na základe účelu, predmetu, oblasti činnosti, v ktorej je zverejnená, závisí aj dizajn správy. Môžete napísať správu vo voľnej forme a tiež sa slobodne správať k rečníkovi počas demonštrácie. Niekedy je potrebné vyhovieťpožadované stavebné bloky.
Napríklad dizajn správ vo vedeckej oblasti je vždy štruktúrovaný a identický s vedeckou prácou, na ktorej je prezentácia navrhnutá.
Pozrime sa na hlavné zložky prehľadu. Ako príklad si vezmime návrh správy reprezentujúcej vedeckú prácu. Podobný algoritmus akcií je vhodný na prípravu správy na akúkoľvek tému.
- Text musí začínať pozdravom. Napríklad: „Vážení účastníci, členovia komisie, hostia (tu by ste mali uviesť hlavné skupiny prítomných ľudí v závislosti od povahy udalosti)!“.
- Oboznámiť prítomných s jasným názvom témy správy. Môžete to urobiť takto: „Vaša pozornosť je pozvaná na správu na tému … Dovoľte mi začať s …“(Ak ide o vedeckú tému, môžete začať s relevantnosťou navrhovanej témy a potom pokračovať k cieľu, úlohám a potom k preskúmaniu procesu a výsledkov).
- Ďalej, po úvodnej časti, môžete začať prerozprávať hlavný proces vedeckého (marketingového atď.) výskumu. Je žiaduce tento prechod podčiarknuť slovami. Poslucháčom sa bude ľahšie orientovať a vám zase udržíte ich pozornosť. Dá sa to sformulovať takto: „Teraz mi dovoľte prejsť k hlavným výsledkom štúdie. Dovoľte mi teraz podrobnejšie predstaviť fázy nášho výskumu.“
- Bolo by veľmi dobré rozdeliť všetky informácie do blokov. Dá sa to dosiahnuť návrhom, aby sa celý proces posudzoval v samostatných fázach. Napríklad: „Výskum na tému … prebiehal v rniekoľkých etáp. Teraz si o nich stručne povieme. Takže v prvej fáze sme sa obrátili na….
Táto časť správy je najinformatívnejšia, dlhšia, takže sa musíte uistiť, že záujem publika nezmizne. Pomôžu vám v tom rôzne prezentačné materiály obsahujúce grafy, schémy, ilustrácie atď.
Treba však pamätať na to, že ich nadmerné množstvo môže publikum ešte viac unaviť a spôsobiť podráždenie. Preto stojí za to vybrať si tie najdôležitejšie a potrebné snímky, ktoré posilnia vašu reč, a vyhnúť sa kaleidoskopu všelijakých obrázkov, ktoré si človek sotva stihne pozrieť, nieto ešte porozumieť.
- Stojí za zváženie, že musíte jasne pochopiť, ktorá ilustrácia sprevádza text. Musia sa navzájom dopĺňať a ladiť. V texte celej správy je veľmi potrebné urobiť si poznámky o tom, čo presne by mala byť snímka na obrazovke pri vyslovení určitých slov.
- Na konci správy je potrebné stručne zhrnúť to najdôležitejšie, urobiť logický záver. Stručne povedané. k čomu ste dospeli vo svojich záveroch, aké cesty rozvoja vidíte ďalej.
- Nezabudnite vyjadriť vďaku za vašu pozornosť a ponúknite, že prejdete do diskusie.
Na záver môžeme povedať toto: „Ďakujem (niekomu) za príležitosť prehovoriť, prítomným za pozornosť. Navrhujem prejsť k diskusii o prezentovaných výsledkoch.“
Ako vidíte, dizajn správy by mal byť čo najštruktúrovaný. Toto jepomôže samotnému rečníkovi ľahko sa orientovať v informáciách, odpovedať na otázky, vedieť sa opakovane vracať k textu v prípade bodov diskusie, ako aj počas celej diskusie.
