V kolobehu životných udalostí je veľmi ľahké zmiasť sa. Správne rozvrhnutie času učia deti dospelí, ktorí často všetko odkladajú na neskôr. Toto „neskôr“spravidla nikdy nepríde. Všetky plánované prípady ostatné hladko odsunú bokom a nakoniec sa zmenia na jeden súvislý zhluk nevyriešených úloh.
Problém najčastejšie nespočíva v počte prípadov, ale v iracionálne zostavenom harmonograme. Ľudia nevenujú plánovaniu svojich aktivít náležitú pozornosť. Keď však venujete dosť osobného času učeniu sa základov time managementu, môžete výrazne ušetriť čas v budúcnosti. Potom v živote bude miesto nielen pre večné problémy, ale aj pre seba a svoju rodinu. Jednou z najjednoduchších a najefektívnejších plánovacích techník je Eisenhowerov princíp.
Aká je podstata techniky?
Princípom Eisenhowerovej matice je kompetentné rozdelenie úloh v závislosti od stupňa ich dôležitosti. Pomáha rozložiť celý zoznam úloh na dôležité a nie dôležité, naliehavé a nie veľmi dôležité. Pomocou matice môžete určiť časové obdobie, ktoré bude potrebné na vyriešenie problému,niečo si predsa vyžaduje viac pozornosti a niektoré veci nestoja za päť minút strávených nad nimi.
Ak chcete dosiahnuť úspech, musíte postupovať podľa určitého algoritmu. Poradie potrebných akcií závisí od priority úloh. Do koncentrácie na jeden cieľ spravidla zasahujú rôzne faktory: osobné problémy, ľudia okolo vás, zvyky atď. Eisenhowerova metóda môže pomôcť zbaviť sa slabých stránok a zamerať sa len na užitočné činnosti.
Ako tento princíp vznikol, kto ho vytvoril?
Tridsiaty štvrtý prezident Spojených štátov amerických, Dwight David Eisenhower, zdôvodnil opísaný princíp time managementu. Politik nemohol nechať nevyriešenú ani jednu úlohu, a tak sa snažil, aby bol harmonogram čo najracionálnejší a optimalizovaný. Výsledkom bolo, že Eisenhower pretransformoval všetky úlohy do matice.
Dnes kancelárski pracovníci, manažéri a vedúci predstavitelia používajú prezidentovu metódu. To naznačuje, že tento spôsob stanovenia priorít je skutočne efektívny a relevantný.
Čo je matica Dwighta Eisenhowera?
Eisenhowerov štvorec (alebo princípy plánovania času) je založený na konštrukcii matice. Základmi matice sú os dôležitosti (abscisa) a os naliehavosti (ordináta). Ich vzájomný prienik dáva štyri štvorce, z ktorých každý je vyplnený úlohami, podľa ich rozloženia.
Pre začiatok by ste sa teda mali rozhodnúť, čo je dôležité a čo naliehavé. Dôležité veci majú najväčší vplyv na úspecha naliehavé úlohy si vyžadujú okamžité vykonanie. Vo všeobecnosti sa vytvára obraz, ktorý poskytuje úplný obraz o stave vecí.
Matrix vám umožní nastaviť správne priority – čo môže počkať a čo sa neodloží.
Čo je na štvorci A?
Prvý štvorec, ktorý sa nachádza v ľavom hornom rohu, sa nazýva štvorec A. V tejto bunke sú napísané najdôležitejšie a naliehavé úlohy. V ideálnom prípade by mal byť tento štvorec prázdny, pretože racionálne rozdelený čas vám v zásade umožňuje vyhnúť sa výskytu prípadov tohto druhu.
Hlavné záležitosti zahŕňajú:
- zdravotné problémy, ktoré sa zvyčajne vyskytujú v tých najnevhodnejších časoch;
- čo môže mať negatívny vplyv na výkon;
- veci, ktoré, ak sa neurobia, môžu viesť k novým problémom.
Za plnosť tohto štvorca je zodpovedná sebakontrola človeka. Ak sa totiž v bunke A každý deň objavia nové prípady, Eisenhowerov princíp nepomôže. Tu by ste sa mali v zásade obrátiť na time management, ale najprv sa musíte vysporiadať so všetkými prípadmi, ktoré v blízkej budúcnosti zaplnia štvorec A.
Napriek najvyššej priorite tohto štvorca je možné preniesť riešenie problémov, ktoré plnia bunku, na niekoho iného. Ale je to len vtedy, ak je to možné a veci si nevyhnutne nevyžadujú osobnú účasť.
Aké úlohy znamená štvorecIn?
Táto časť matice je naplnená každodennými aktivitami. Spravidla je tu zahrnuté všetko, čo si zaslúži najväčšiu pozornosť. Ide o dôležité, ale nie naliehavé záležitosti, z ktorých väčšina súvisí s hlavnou činnosťou človeka. Nízka naliehavosť úloh vám umožní nerobiť náhle rozhodnutia a konštruktívny a rozumný prístup vám umožní dokončiť všetky úlohy efektívnejšie.
Ľudia, ktorí väčšinou riešia problémy kvadrantu B, sú produktívnejší. Pri dobrých pracovných výsledkoch majú takýto ľudia dostatok času na svoj osobný život, neprežívajú neustály stres. Tento štvorec pozostáva z úloh, ktoré sú málo dôležité a možno do určitej miery každodenné, no z nich sa skladá hlavne ľudská činnosť.
Úlohy zo sektora B majú silný vplyv na morálku aj materiálne podmienky. Sú to šport, diéta, spánok, štúdium a pracovné aktivity – veci, bez ktorých sa nezaobídete, no zvyčajne im venujú najmenšiu pozornosť a veľa nechávajú prejsť samé.
Aké sú prípady v štvorci C?
Štvorec C zahŕňa tie veci, ktoré vás nepribližujú k vášmu drahocennému cieľu, ale naopak spomaľujú udalosti, odkladajú realizáciu skutočne dôležitých úloh. Najčastejšie vyžadujú naliehavú investíciu času, ale odvádzajú pozornosť a zvádzajú na scestie. Tu je dôležité si vždy zapamätať výsledky svojich aktivít a cieľov a neprepínať na sekundárne.
V tomto sektore môžete bezpečne zahrnúť domáce práce a sľuby, ktoré ste niekomu dali. Vo všeobecnosti to nie je tak veľadôležité ako naliehavé.
Čo je na štvorci D?
Ľuďom, ktorí si nevedia správne naplánovať čas, najviac času zaberú veci z tohto námestia. Tieto úlohy možno skôr nazvať nie problémami, ale príjemnými starosťami, ktoré navyše neprinášajú absolútne žiadny racionálny úžitok. Vplyv štvorca D musí byť, ak nie eliminovaný, tak aspoň znížený.
Nenahrádzajte oddych bezcieľnym sledovaním sociálnych sietí, pozeraním televíznych relácií či seriálov, prázdnym klebetením po telefóne. Voľný čas môžete stráviť aj v prospech seba a iných: rodiny, blízkych a priateľov.
Kde sa používa princíp Dwighta Eisenhowera?
Popísaný spôsob rozdeľovania úloh sa používa nielen na racionalizáciu času. Zrýchlená analýza podľa Eisenhowerovho princípu sa používa napríklad na určenie potrebných funkcií maloobchodných zariadení. Zlepšenie produktu vo všetkých fázach životného cyklu sa nazýva funkčná analýza nákladov (FSA). Tento princíp spája ekonomické a technické metódy na určenie pomeru vlastností produktu k nákladom naň. To druhé musí byť logické a musí sa vyplatiť.
Čo je Eisenhowerov princíp v FSA, ktorý študovali mnohí odborníci z krajín s trhovou ekonomikou: Francúzsko, Nemecko, Veľká Británia, USA. V dôsledku toho sa zistilo, že na určenie rozsahu príslušných funkcií objektu,je dôležité sledovať pomery medzi ich nevyhnutnosťou a nákladmi. Eisenhowerovým princípom v FSA je analyzovať produkt a rozdeliť jeho vlastnosti do troch kategórií:
- Kategória A. Hlavné alebo základné funkcie: priamy účel tovaru, ktorého poskytnutie si vyžaduje viac finančných prostriedkov.
- Kategória B. Vedľajšie vlastnosti produktu, ktoré súvisia s hlavným. Prítomnosť takýchto doplnkov je vítaná, ale ich absencia príliš neovplyvňuje predaj.
- Kategória C. Extra funkcie, ktorých absencia v žiadnom prípade neovplyvní kvalitu produktu. Ak sa vyhnete výdavkom na doplnky, ktoré sú úplne zbytočné, môžete ušetriť veľa.
Precvičovanie Eisenhowerovho princípu
Nie je absolútne nevyhnutné rozdeľovať úlohy presne vo forme matice - do štvorca, ale najskôr to môžete urobiť, aby ste zabezpečili viditeľnosť. Štandardné zobrazenie matice je vhodné previesť do niekoľkých zoznamov alebo všeobecného plánu, kde sú farebne zvýraznené prípady z rôznych štvorcov. Takže napríklad naliehavé aj dôležité úlohy (štvorec A) môžu byť napísané červeným atramentom, dôležité, ale nie naliehavé zelenou farbou (sektor B), nedôležité, ale naliehavé úlohy (štvorec C) modrou a čiernou farbou - nedôležité a nepodstatné. súrne. Zároveň by sa miera dôležitosti konkrétneho prípadu mala posudzovať nie v mysli, ale na papieri. Takto sa formujú úlohy a ich vykonávanie sa stáva reálnejším.
Prečo by sa mala použiť táto metóda?
PrincípDwight Eisenhower môže pomôcť zmeniť váš život v zmysle racionalizácie vášho osobného času. Použitie tejto metódy vám umožňuje tráviť menej času zbytočnými úlohami a sústrediť sa na najsľubnejšie veci, ako aj venovať dostatok času správnemu odpočinku, vyhýbať sa takzvaným plytvačom času: televízia, bezcieľne blúdenie po webe a podobne.
Človek, ktorý pri svojich každodenných činnostiach uplatňuje princípy time managementu, je podľa štatistík nielen úspešnejší ako ostatní, ale aj zdravší, keďže neprežíva neustály stres spojený s preťaženosťou a neustálymi termínmi. Stanovenie priorít (Eisenhowerov princíp alebo akýkoľvek iný) vám pomôže optimalizovať vaše životné aktivity vo všetkých oblastiach.
