Čo je to „stretnutie“? Samotné slovo pochádza z praslovanského „rada“, „veche“. Stretnutie v tých dávnych dobách organizovali volení, obyčajne najmúdrejší a najskúsenejší predstavitelia spoločnosti. Jeho účelom bolo prediskutovať určitú tému alebo problém a prijať rozhodnutia, ktoré mali buď vyriešiť vzniknutý problém, alebo upraviť verejný poriadok.
Výkladový slovník V. D. Dmitrieva odhaľuje význam pomenovaného slova takto:
stretnutie
stretnutie č., s., použité komp. často
Morfológia: (nie) čo? stretnutia, prečo? stretnutie, (vidieť) čo? stretnutie, čo? stretnutie o čom? o stretnutí; čo? stretnutia, (nie) čo? stretnutia, prečo? stretnutia, (pozri) čo? stretnutia, čo? stretnutia o čom? o stretnutiach
1. Stretnutie je stretnutie niekoľkých ľudí, na ktorých sa spoločne diskutuje o praktických obchodných záležitostiach.
Krátke, dôležité stretnutie. ráno,naliehavé stretnutie. Na 10:00 bolo naplánované stretnutie vedúcich oddelení. V Moskve sa konalo stretnutie zástupcov podnikateľských kruhov.
2. Stretnutie na vysokej úrovni v tlači sa nazýva obchodné, oficiálne stretnutie hláv štátov.
3. V súdnej praxi sa stretnutie nazýva uzavretý rozhovor porotcov alebo sudcov, kde sa stanovuje forma trestu pre obžalovaného.
Na konci rozpravy súd odstúpil k porade.
Stretnutie – strata času alebo efektívny nástroj na prácu so zamestnancami? Kto rozhoduje o tom, kto, kedy a za akým účelom sa zúčastní stretnutia? Pokúsme sa odpovedať na tieto a ďalšie otázky.
Účel udalosti
Stretnutia slúžia niekoľkým účelom:
- Počas nej dochádza k výmene a prenosu informácií. Rečníci rozprávajú svoj vlastný príbeh, informujú a vzdelávajú ostatných účastníkov.
- Počas správy a diskusie všetky situácie alebo procesy hodnotia prítomní na stretnutí. Hodnotiace kritériá sa upravujú.
- Pre vedúceho môže stretnutie nahradiť všetky hodnotiace postupy, pretože správanie podriadeného a jeho reakcie možno použiť na posúdenie jeho kompetencie a zapojenia.
- Kompetentné prispôsobenie akcií a prijatie účinných rozhodnutí a opatrení.
Rozhodne šéf
Kto sa stretnutia zúčastní, frekvenciu a trvanie stretnutí, ako aj ich účel, rozhoduje vedúci.
Závisí to od otázky alebo problému, ktorý spôsobil potrebuvedenie stretnutí. Napríklad riaditeľ potrebuje kolegiálne rozhodnutie – prijatie rozpočtu. Všetkým zamestnancom, ktorí by sa mali zúčastniť stretnutia, pošle e-mail s približným obsahom:
- zástupcovia (zoznam adresátov) sa zúčastnia stretnutia, ako aj kľúčoví zamestnanci z inej partnerskej organizácie;
- topic - rozdelenie rozpočtu na obdobie;
- miesto - veľká zasadacia miestnosť;
- dátum a čas - 11. 10. 2018, sobota, začiatok 13:00, koniec 13:50;
- zoznam bodov programu zodpovedných za prejav, časový limit pre každý problém v prílohe.
Typy a typy stretnutí
Stretnutia sú výkonný nástroj na správu. Medzi nimi sa rozlišujú:
- formálne a neformálne;
- funkčné, konečné, problematické;
- priemyselné, súdne a tak ďalej;
- podľa úrovne: dielňa, vedenie, hlavy štátov a podobne;
- uzavreté a otvorené stretnutia;
- vzdelávacie, informačné, vysvetľujúce;
- podľa spôsobu komunikácie: priama účasť na stretnutí, selektor, videokonferencia a pod.
Efektívnosť stretnutia závisí od organizácie stretnutí. Mala by brať do úvahy štruktúru podniku, špecifiká interakcie zamestnancov, spôsoby komunikácie, zamestnanie každého z účastníkov, potrebu riešiť problémy a ich relevantnosť.
Prevádzkové, konečné a problematické
Úspešná tímová práca znamená neustáluinterakcia všetkých odkazov s prijímaním spätnej väzby. Na tento účel sa spravidla konajú operatívne stretnutia na začiatku pracovného dňa. "Násilníci", "päťminútovky", "stretnutia klzákov", "letuchki" - tak sa medzi sebou nazývajú.
Workshopu sa zúčastnia zamestnanci, ktorých určí priamy nadriadený. Zoznam diskutovaných problémov je štandardný: výsledky uplynulého dňa, stanovenie cieľov na dnešok atď. Takéto stretnutia majú krátke trvanie. Konajú sa pravidelne, o čom sú všetci účastníci vopred informovaní.
Záverečné stretnutia sa zvolávajú, aby sa prediskutovalo veľké množstvo práce. Môže to byť:
- časové obdobie: sezóna, štvrťrok, vláda atď.;
- dokončenie plánu, projektu, úlohy.
Na takéto stretnutia prebiehajú dôkladné prípravy. Na účasť na stretnutí o záverečnej otázke je vopred pozvaný. Účastníkov menuje vedúci. Zároveň špecifikuje zoznam potrebných materiálov pre úspešnú realizáciu. Čas je regulovaný tak pre každé predstavenie, ako aj všeobecne. Stretnutie je zaznamenané. Všetci účastníci musia byť oboznámení s obsahom protokolu.
Problémové stretnutia sa organizujú podľa potreby, Spravidla ide o okolnosti vyššej moci, neplánované situácie. Osoba zodpovedná za vyriešenie problému vás pozýva na stretnutie o probléme, ktorý sa objavil. Účastníkov menuje vedúci. Načasovanie nebolo nastavené. Výsledkom stretnutia je riešenie problému, analýza príčin výskytu,vytvára sa zoznam preventívnych opatrení. Vyžaduje sa protokolovanie.
Pozvánka
"Prosím, zúčastnite sa stretnutia o problematike…" - takto sa zvyčajne číta text pozývacieho listu. Ďalej by ste mali určiť hlavnú tému, dátum, miesto, začiatok a koniec stretnutia. Potom uveďte zoznam problémov, ktoré budú nastolené počas stretnutia. A označte zodpovedné osoby pre každú položku. Nebude zbytočné uvádzať časový limit na vystúpenie ku každej z otázok. Otázky sú usporiadané podľa dôležitosti riešenia.
Možné chyby pri stretnutí
Každý, kto sa zúčastní stretnutia, je zodpovedný za jeho úspešný a efektívny priebeh. Uvádzame typické chyby účasti, organizácie a správania:
- absencia, nevhodnosť, nepresnosť vo formulácii účelu stretnutia;
- nedostatočná príprava;
- absencia alebo nerešpektovanie predpisov;
- formalizácia, nie je potrebné stretnutie;
- Nevčasné upozornenie, nedostatok času na prípravu.
Znížte efektivitu stretnutí a bežné meškanie.
Metódy implementácie
Každá kongregácia má:
- Témou je jej účel, diskutované problémy a problémy.
- Cieľom sú tí, ktorí sa stretnutia zúčastnia, ľudia.
Výber spôsobu vedenia závisí od toho, aký je subjekt a objekt. Uvádzame tie hlavné:
- report;
- výmenainformácie alebo názory;
- brainstorming;
- diskusia.
