Článok poskytuje vysvetlenia pojmov ako prichádzajúca a odchádzajúca dokumentácia, tok dokumentov a ich štruktúra, tok dokumentov, jeho režim a cyklickosť, interná a externá dokumentácia. Sú uvedené spôsoby zvýraznenia potrebných informácií a ich uloženie v aktuálnych prípadoch a archívoch počas kancelárskej práce.
Typy tokov dokumentov
V tomto veku informácií je nemožné si predstaviť fungovanie akejkoľvek štruktúry výroby, spotreby, regulácie alebo distribúcie bez dokumentácie. Práca s dokumentáciou v dnešnom informačnom papierovom a elektronickom boome je čoraz zložitejšia. Menia sa nositelia informácií, menia sa ľudia, ktorí ich spracúvajú, mení sa právne pole využívania informácií. Koncept a štruktúra toku dokumentov sa tiež môžu zmeniť.
Dokument ako jednotka toku dokumentov
Dokument je informácia zaznamenaná vo forme akéhokoľvek hmotného objektu. Dokument môže byť fotografia, video, audio záznam, nehovoriacpapierové médiá a súbory. Dokument sa však stáva dokumentom iba vtedy, ak má niekoľko nevyhnutných požiadaviek. Tieto požiadavky sa nazývajú podrobnosti a sú to povinné prvky stanovené zákonom alebo predpismi pre určité typy dokumentov. Napríklad na registráciu organizačných a administratívnych dokumentov existuje GOST R 7.0.97-2016. Jedným z najdôležitejších detailov je dátum dokumentu (niekedy aj čas).
Čo je tok dokumentov
Tok dokumentov je pohyb dokumentov medzi miestami vytvárania informácií, miestami spracovania informácií, miestami na ukladanie informácií a priamymi používateľmi informácií. Toky dokumentov sa veľmi líšia v type dokumentov a ich obsahu, režime a cyklickosti, metódach pohybu atď.
Toky dokumentov v organizácii (teda aj v podnikoch) sú rozdelené podľa smeru na prichádzajúce a odchádzajúce. Každý typ toku musí byť od seba oddelený, aby sa predišlo chybám a zmätku pri práci s dokumentmi.
Prichádzajúci tok dokumentov pozostáva z dokumentov, ktoré prichádzajú do organizácie poštou, e-mailom, prinesené zámerne (kuriérmi). Dokumenty pri vchode musia byť vytriedené, nepotrebné - odstránené do koša. Potrebné alebo prípadne potrebné dokumenty by sa mali zaznamenávať do denníkov (papierových alebo elektronických) s uvedením dátumu prijatia, názvu dokumentu a jeho údajov (dátum dokumentu, meno odosielateľa atď.), organizačnú zložku, ktorej dokument bol odoslaný.
Tok odchádzajúceho dokumentu pozostáva z vytvorených dokumentov avydáva alebo spracúva organizácia. Všetkým odchádzajúcim dokumentom musí byť pridelené poradové číslo, kontroluje sa prítomnosť potrebných údajov a ich správnosť, musia byť zaznamenané v denníkoch s uvedením dátumu (spravidla ide o dátum podpisu dokumentu), číslo odchádzajúcej pošty a kód oddelenia, ktoré dokument pripravilo.
Ak nie je možné okamžite spracovať tok dokumentov (jeho prudký nárast), je potrebné zvýšiť počet zamestnancov spracovávajúcich dokumenty, aby sa predišlo chybám a zdržaniam, ktoré sú pre organizáciu často veľmi nákladné.
Typy tokov dokumentov môžu byť veľmi odlišné, všetko závisí od typu činnosti organizácie a metód jej práce.
Pre veľké organizácie a podniky je správne štruktúrovaný tok dokumentov rovnako dôležitý ako tok materiálov alebo produktov. Pre veľké toky dokumentov sa dokonca vyvíjajú a aplikujú dokumentačné technologické procesy.
Koncept externých a interných tokov dokumentov
Okrem prichádzajúcich a odchádzajúcich informácií v organizácii sú interné, t.j. informácie vytvorené a používané iba v rámci samotnej organizácie. Tieto informácie môžu mať určitý stupeň utajenia a nemusia byť verejne dostupné ani v rámci toho istého oddelenia. Výmena listov medzi oddeleniami tej istej organizácie sa zvyčajne neakceptuje. Na dokumentárnu komunikáciu sa používajú takzvané služobné listy (správy, vysvetlivky, certifikáty), ktoré podpisujú vedúci oddelení. Okrem poznámok vorganizácie prevádzkujú objednávky, pokyny, certifikáty, technickú dokumentáciu a inú dokumentáciu.
Tok interných dokumentov z týchto dôvodov musí byť jasne regulovaný, aby sa tajné informácie nedostali na verejné miesta, a to ani vo forme úryvkov alebo častí. Preto interné informácie nie sú určené na to, aby presahovali rámec organizácie a niekedy aj hranice jednej jednotky. V tomto prípade sa takéto informácie prenášajú z oddelenia na oddelenie iba so súhlasom vedúceho oddelenia a nevyhnutne sa zaznamenávajú počas prenosu (dokonca aj do archívu organizácie) v špeciálnych časopisoch s uvedením príjemcu a potvrdením jeho oprávnenia prijímať (povolenie na prácu s dokumentmi).
Parametre toku dokumentu
Tok dokumentov je komplexný systém charakterizovaný nasledujúcimi parametrami:
- obsah (alebo aké funkcie vykonáva);
- structure;
- režim a cyklickosť;
- direction;
- volume;
- other.
Obsah alebo funkčnosť
Tento parameter toku dokumentov predstavuje zoznam dokumentov používaných organizáciou a zloženie informácií obsiahnutých v týchto dokumentoch. Táto hodnota je konštantná pre malý počet organizácií, ktorých činnosť je veľmi špecifická a v čase konštantná (spravidla sú to súdy, archívy, registre a iné nevýrobné organizácie). Pre väčšinu organizácií, najmä produkčných, je tok dokumentov nekonštantnou hodnotou, ktorá sa menív závislosti od rôznych zmien: typ činnosti, partneri, technológie, materiály, legislatíva a iné požiadavky meniacej sa výroby a dočasných zmien.
Štruktúra toku dokumentov
Koncepciu a štruktúru pracovného toku možno opísať znakmi, ktorými je daná klasifikácia dokumentov a ich indexácia, celý orientačný systém je tvorený v referenčnom aparáte dokumentov organizácie. Takáto štruktúra zvyčajne zodpovedá typu a účelu toku dokumentov.
Režim a cykly
Tieto parametre určujú zmeny v množstve prichádzajúcich informácií v priebehu času. Ide napríklad o prudký nárast množstva práce s osobnými spismi uchádzačov o vzdelávaciu inštitúciu počas prijímacej kampane alebo s dokumentmi študentov počas sedení a promócií.
Takéto zmeny súvisia s vnútornými rytmami organizácie a sú zvyčajne celkom predvídateľné a plánované.
Zmeny v smere toku dokumentu
Tieto zmeny súvisia s obsahom práce jednotky na spracovanie informácií. Ide o rozdiely v spôsoboch evidencie dokumentov, spôsoboch sledovania lehôt vyhotovenia dokumentov, spôsoboch oboznamovania sa s nimi a najmä schvaľovaní a koordinácii rôznych dokumentov. Zmeny v smerovaní toku dokumentov budú ovplyvnené aj vnútornými zmenami v štruktúre a smerovaní organizácií.
Objem toku dokumentu
Objem toku dokumentov je množstvodokumenty (originály aj kópie), ktoré možno vyjadriť jednak počtom samotných dokumentov, jednak počtom listov, znakov, počtom účinkujúcich a osôb, s ktorými je dokument dohodnutý. Napríklad počet partnerských organizácií, s ktorými sa musíte dohodnúť na zmluve alebo s ktorými ju musíte podpísať.
Pracovný postup organizácie zahŕňa celkový počet dokumentov vo všetkých tokoch.
Zlepšenie práce s tokmi dokumentov v organizácii
Na zlepšenie tejto práce je potrebné preštudovať si celý proces papierovania, stanoviť jasné odporúčania, vďaka ktorým bude proces technologicky kompetentný: odstrániť duplicitu pri práci s dokumentmi, vylúčiť schvaľovanie dokumentov oddeleniami, ktoré s tým nesúvisia. Čím väčší tok dokumentov, tým viac zaťažený administratívny aparát organizácie, alebo aspoň jeho väčšia časť.
Jedným z hlavných bodov skvalitnenia práce personálu s dokumentmi je úroveň ich odbornej prípravy vo všetkých fázach toku dokumentov, optimálne vyťaženie personálu, jasná regulácia práce s dokumentom na každom oddelení.
Regulácia a štandardizácia s veľkými tokmi dokumentov umožňujú využiť mechanizáciu a automatizáciu kancelárie, znížiť počet zamestnancov pracujúcich s dokumentmi na optimálny počet.
Informácie o objeme tokov dokumentov sú, žiaľ, zvyčajne podhodnotené z dôvodu nedokonalých účtovných metód.
Základnépožiadavky modernosti na tok dokumentov
- Pravidelnosť. Akékoľvek preťaženie alebo zlyhanie toku informácií v ľudskej činnosti vedie k narušeniu celého systému ako celku. Zvýšenie objemu dokumentov je potrebné zvážiť a naplánovať vopred.
- Ovládateľnosť. Tok informácií môže a mal by byť riadený. Kancelársky systém musí byť nielen stabilný, ale aj flexibilný v prevádzke; personál by mal byť všeobecne vyškolený vo všetkých kancelárskych operáciách.
- Neustále zlepšovanie efektívnosti pracovného toku prostredníctvom racionalizácie, mechanizácie a automatizácie práce.
- Pravidelné zostavovanie a aktualizácia trasovo-technologických máp pohybu dokladov s uvedením termínov, účinkujúcich a pod.
- Štandardizácia dokumentov, spôsoby ich spracovania, správna archivácia, určenie úložných miest pre každý dokument urýchľuje vyhľadávanie dokumentov a prácu s nimi.
