V rôznych oblastiach činnosti fyzických a právnických osôb sa používa systém klasifikácie dokumentov schválený na území Ruskej federácie. Zostavovanie, skladovanie, obeh a používanie papierov sa vykonáva takou disciplínou, akou je kancelárska práca. V tomto článku budeme študovať všetky jeho aspekty. Zvážte koncepciu a klasifikáciu dokumentov, ich funkčnosť a ďalšie aspekty problému.
Práca v kancelárii: všeobecné ustanovenia
Na začiatok je potrebné poznamenať, že podpora dokumentácie je špeciálna oblasť činnosti, ktorá spočíva v navrhovaní, vytváraní, skladovaní a spracovaní dokumentov. Práve od toho, ako dokument vyzerá a aké sú v ňom informácie, ako sa implementuje organizácia práce s ním, závisí do značnej miery včasnosť a správnosť prijatia jedného alebo druhého manažérskeho rozhodnutia, ktoré má určitý stupeň dôležitosti. Príspevky zohľadňujú a odrážajú činnosť podnikov, spoločností, firiem. V tomto spojenívedenie evidencie slúži ako predpis zákona. V procese auditov sú predmetom revízie predovšetkým tie dokumenty, ktoré zaznamenávajú činnosť spoločnosti.
Legislatívny rámec
Pred analýzou typov dokumentov a ich klasifikácie je vhodné oboznámiť sa s legislatívnym rámcom. Spolkový zákon, ktorý upravuje informácie a ich ochranu, teda stanovuje povinnosť dokumentovať informácie a definuje množstvo základných nastavení. Menovaný normatívny akt má tiež upraviť vzťahy vznikajúce pri vývoji a následnom využívaní informačných technológií. Treba poznamenať, že povinná dokumentácia je ustanovená inými zákonmi. Najmä Občiansky zákonník Ruskej federácie určuje právny rámec pre činnosti a zodpovedajúci postup pre prácu v kancelárii. Daňový zákonník Ruskej federácie stanovuje štandardné daňové doklady, ktoré tiež tvoria jednu z klasifikácií dokumentov. Prostredníctvom nich sa zabezpečuje účtovníctvo komerčnej činnosti jednotlivcov a organizácií, ako aj včasnosť odvodov daní a poplatkov do štátneho rozpočtu.
Okrem toho súčasný zákon definuje vzorky papierov. Občiansky zákonník Ruskej federácie teda stanovuje požiadavky na obsah a zloženie základných zmlúv, dohôd, chárt atď. Predpisy stanovujú formy dokumentov, ktoré sa majú odosielať rôznymi spôsobmi, ktoré sa dnes používajú.
Klasifikácia RF dokumentov
Za zmienku stojí, že administratívny systém kancelárskej práce Ruskej federácie zahŕňa klasifikáciu viacúrovňovej povahy. Je vhodné zvážiť to podrobnejšie. Hlavná klasifikácia dokumentov predpokladá prítomnosť nasledujúcich komponentov:
- Organizačné a administratívne dokumenty. Odporúča sa sem zahrnúť rozhodnutia, protokoly, pokyny, charty, príkazy, ustanovenia.
- Referenčné a informačné dokumenty zahrnuté do klasifikácie dokumentov všeobecného charakteru. Hovoríme o certifikátoch, memorandách, aktoch, telegramoch, listoch atď.
- Podľa personálu. Je dôležité poznamenať, že táto klasifikácia dokumentov zahŕňa výpisy, pracovné knihy, charakteristiky, zmluvy, objednávky atď.
Je zvykom rozlišovať formy dokumentov ako individuálne, šablónové a štandardné. Prezentované vzorky tvoria ich klasifikáciu dokumentov podľa účelu.
Iné typy dokumentov
Stojí za to vedieť, že dokumenty môžu mať jednoduchý alebo zložitý obsah. Klasifikácia účtovných dokladov v mieste prijatia predpokladá prítomnosť externých a interných dokladov. Podľa pôvodu rozlišujú osobné a úradné doklady. Podľa doby použiteľnosti je zvykom zaraďovať cenné papiere na trvalé, ale aj viac či menej ako 10 rokov. V súlade so znakom publicity bola prijatá špeciálna klasifikácia regulačných dokumentov, ktorá zahŕňa prítomnosť tajných a neutajovaných dokumentov. Treba dodať, že do prvej skupiny patria dôverné a úplnetajné dokumenty. Podľa spôsobu záznamu je zvykom rozlišovať materiály zvukové, rukopisné, elektronické, grafické, fotografické a filmové a pod. Posledná skupina sa nazýva aj klasifikácia dokumentov podľa vlastností.
Urgentné a nenaliehavé dokumenty
Cenné papiere možno rozdeliť na urgentné a nenaliehavé. Podľa štádií je obvyklé rozlišovať koncepty, výpisy, originály (inými slovami originály), ako aj kópie. Do samostatnej kategórie sú zaradené dokumenty štátnej povahy. V súlade s platnou legislatívou vydávajú poverené štruktúry pokyny, príkazy, pokyny, príkazy, uznesenia, vyhlášky a rozhodnutia.
Primárna dokumentácia
Pomerne objemnú kategóriu primárnych dokumentov je vhodné zvážiť samostatne. Patria sem práce so základnými informáciami získanými v procese výskumu, vývoja, pozorovania a iných spoločenských aktivít. Je potrebné poznamenať, že primárna dokumentácia v účtovnom oddelení sa tvorí počas vykonávania operácií ekonomického významu. Pôsobí ako dôkaz alebo dôkaz o určitých skutočnostiach, ktoré už boli realizované. Do skupiny zdrojových dokumentov patria napríklad osvedčenia, úkony, faktúry, záruky a pod. Pre väčšinu z nich sú schválené špeciálne jednotné formuláre. Napríklad doteraz boli zavedené špeciálne formy dokladov na účtovanie obchodných operácií, dlhodobého majetku, hotovostného vyrovnania a práce.
Podrobnosti dokumentu
Ak pre konkrétny papier neexistuje jednotný formulár, vo firme sa vytvorí interný formulár. V každom prípade tam však musia byť uvedené určité podrobnosti:
- Názov dokumentu.
- Dátum kompilácie.
- Názov organizácie.
- Podstata prevádzky ekonomického významu.
- Meracie zariadenia.
- Zoznam zamestnancov, ktorí konajú ako zodpovední.
- Osobné podpisy oprávnených zamestnancov.
Vnútorná kancelárska práca
V súlade s pokynmi vedenia štruktúry a na podnet vedúcich samostatných oddelení je dôležité vypracovať rôzne ustanovenia. Toto zoskupenie dokumentov zahŕňa štandardné a individuálne akty. Je potrebné poznamenať, že obsah tohto sa týka predovšetkým riadiacich jednotiek, oddelení, dielní, ktoré sú súčasťou organizačnej štruktúry spoločnosti. Typická dokumentácia sa spravidla týka dielní hlavnej výroby.
Potrebujete vedieť, že návrh nariadenia tvorí dodávateľ, po ktorom sa dohodne s právnym oddelením spoločnosti. Ak vzniknú námietky alebo pripomienky, uvedú sa na samostatnom papieri alebo na druhom výtlačku aktuálneho. Kľúčovým aktom administratívneho charakteru v podniku je príkaz riaditeľa. Pomocou tohto dokumentu možno vypracovať postup činnosti štruktúry, rozhodnutia a pokyny, rôzne druhy podujatí, výsledky práce alebo výsledky auditov.
Správa, vysvetľujúca a servisná poznámka
Memorandum je dokument, ktorý uvádza konkrétnu skutočnosť alebo problém, záver alebo návrh. Stojí za to vedieť, že ho možno poslať vedeniu organizácie alebo vyššej štruktúre. Oznámenie by sa malo chápať ako druh listu, jedna z foriem interného typu korešpondencie v spoločnosti. Spravidla sa posiela zo štrukturálnych divízií absolútne akémukoľvek adresátovi spoločnosti. Výnimkou je tu priame vedenie. Treba mať na pamäti, že poznámku môže poslať aj konkrétny predstaviteľ spoločnosti. Pomenovaný dokument môže byť definovaný ako informatívny, proaktívny alebo oznamovací.
Vysvetlivka by sa mala považovať za dokument, ktorý slúži ako vysvetlenie obsahu niektorých ustanovení hlavného aktu (program, správa, plán). Okrem toho vie vysvetliť dôvody neplnenia pokynov od vedenia alebo porušenia disciplíny.
Pokyny
Pokyny sú momentálne rozdelené do dvoch skupín. Dokumenty, ktoré sú zahrnuté v prvej kategórii, upravujú postup vykonávania konkrétneho procesu v podniku, na ktorom sa zúčastňujú úradníci, oddelenia atď. Treba si uvedomiť, že práve pracovné náplne (druhá skupina) určujú práva, povinnosti, zodpovednosť a funkčnosť konkrétnych zamestnancov. Tieto papiere môžu slúžiť ako vysvetlenie postupu, podľa ktorého sa majú vykonávať pokyny príkazov a zákonov (vyhlášky, príkazy atď.). Treba dodať, že popisy prácemôže mať pevné alebo trvalé trvanie. Avšak večné cenné papiere sa aj tak revidujú a prehodnocujú každých 3 až 5 rokov.
Záver
Zvážili sme teda koncept, hlavné klasifikácie cenných papierov a ďalšie aspekty tejto témy. Na záver treba poznamenať, že dnes je kancelárska práca na území Ruskej federácie pomerne rozvinutou kategóriou. V súčasnej fáze ľudského života táto činnosť zahŕňa zabezpečenie kompetentného a včasného vytvárania potrebných dokumentov, ako aj organizáciu práce s úkonmi (konkrétne prijímanie, odosielanie, spracovanie, príprava, kontrola, ukladanie, registrácia, systematizácia, príprava na archivovať a ničiť). Regulácia kancelárskej techniky sa realizuje v súlade s množstvom oblastí. Je vhodné zahrnúť normalizáciu, legislatívnu úpravu, ako aj tvorbu právnych a regulačných a metodických aktov celoštátneho významu.
Tak či onak, organizácia a následné vedenie záznamov si vyžaduje povinnú prítomnosť špeciálnych zručností a odborných znalostí. Na implementáciu tejto práce vo firmách sú teda vytvorené príslušné oddelenia alebo služby. Stojí za zmienku, že v malých firmách sa sekretárky zaoberajú kancelárskou prácou a zamestnanci poverení vedúcim sú zodpovední za stav dokumentov podniku. V každom prípade každé zoskupenie dokumentov musí mať svoje miesto. Zvyčajne sú uložené v špeciálnych ohňovzdorných skriniach. ANapokon, zamestnanci môžu byť vystavení disciplinárnemu konaniu za nesprávne vedenie záznamov. Na to treba pamätať pri uplatňovaní vedomostí v praxi.
