Zaistenie efektívnej prevádzky akéhokoľvek podniku je spojené so správnou organizáciou toku dokumentov. Nemenej dôležitá je kontrola termínov vyhotovenia dokumentov. Faktom je, že radoví zamestnanci aj vedúci oddelení nesú zodpovednosť za včasné a správne riešenie problémov obsiahnutých v dokumentoch. Ďalej zvážte, aké sú lehoty na vyhotovenie dokumentov.
Všeobecné informácie
Lehoty na vyhotovenie dokumentov sú stanovené nariadeniami, uzneseniami alebo organizačnými a administratívnymi dokumentmi.
Dostupnosť informačného a referenčného systému v podniku umožňuje rýchle vyhľadávanie registrovaných dokumentov podľa akéhokoľvek znaku. Pri registrácii sa do databázy vkladajú najmä základné údaje dokumentov: prichádzajúce/odchádzajúce čísla, údaje o odosielateľovi a adresátovi, dátum splatnosti atď.
Klasifikácia
Existujú individuálne a štandardné podmienkyvyhotovenie dokumentov. Tie posledné určuje zákon. Ide najmä o lehoty na plnenie pokynov vlády, vedúcich výkonných federálnych štruktúr, parlamentných vyšetrovaní, občianskych odvolaní, uznesení/rozhodnutí riadiacich orgánov obchodných organizácií a pod.
Jednotlivé lehoty na vyhotovenie dokumentov sú stanovené spravidla priamo v ich textoch alebo v uznesení. Takéto indikácie sú prítomné najmä v regulačných a administratívnych dokumentoch, štatistických a iných správach.
Lehoty na vyhotovenie dokumentov môže vedúci určiť ústne.
Predpisy
V ustanoveniach týchto nariadení sa lehoty na vyhotovenie dokumentov líšia v závislosti od ich typu.
Napríklad pokyny označené ako „naliehavé“musia byť vykonané do troch dní od dátumu podpisu. Upozorňujeme, že odpočítavanie nezačína od dátumu prijatia papiera, ale od dátumu podpisu.
Ak je uvedené „okamžite“, potom nie je na vyhotovenie dokumentu pridelených viac ako 10 dní.
Ak nie je uvedené, doba realizácie objednávky nie je dlhšia ako mesiac.
Zmeny dátumov
V praxi často nastávajú situácie, keď z objektívnych príčin nie je možné vyhotoviť dokument načas. V tejto súvislosti musí podnik schváliť postup na zmenu lehoty na vykonanie určitých zákonov. Je potrebné poznamenať, že uplatňovaniepravidlá sú potrebné, ak je to možné, len vo výnimočných prípadoch.
Rozhodnutie o zmene lehoty na vyhotovenie dokumentu môže prijať iba zamestnanec, ktorý ju pôvodne stanovil. Súčasné obchodné pravidlá nedefinujú minimálne a maximálne limity prevodu. Preto ich musí vedenie podniku nezávisle stanoviť na základe požiadaviek primeranosti a platnosti.
Podľa všeobecných pravidiel prijatých v praxi je predĺženie lehoty povolené najviac o 3 dni. V tomto prípade by iniciatíva mala pochádzať od zamestnanca, ktorý bol úlohou poverený. Zmenu termínu vyhotovenia dokumentu by mal zdôvodniť a dohodnúť s vedením.
Preniesť objednávku
Akékoľvek úkony súvisiace so zmenou lehoty na vyhotovenie dokumentu musia byť zaznamenané v príslušných aktoch.
Prevod obdobia musí byť odôvodnený. Za týmto účelom môže záujemca urobiť jeden z nasledujúcich návrhov:
- O posunutí termínu s uvedením dôvodov, prečo dokument nemôže byť vykonaný v stanovenej lehote.
- O zapojení spoluvykonávateľov, ak osoba nemá dostatočné oprávnenie na vykonanie príkazu.
- O menovaní ďalších účinkujúcich.
Treba povedať, že interpret musí konať rýchlo. Nekontaktujte vedenie 2-3 dni pred koncom termínu.
Ovládacie operácie
Monitorovanie dodržiavania termínovúlohy zahŕňajú:
- Oprava pri evidencii všetkých dokumentov a objednávok vedenia spoločnosti.
- Kontrola doručenia úloh účinkujúcim včas.
- Pripomenutie pre zamestnancov a vedúcich oddelení týkajúce sa nadchádzajúcich termínov alebo ich vypršania.
- Zadávanie do registračných formulárov informácie o prevode príkazov od jedného vykonávateľa k druhému, zmena obdobia prideleného na výkon úloh.
- Upozornenie manažérov na proces spracovania dokumentov.
- Zadávanie informácií o dokončených objednávkach do registračných formulárov, odstránenie úloh z kontroly.
- Tvorba analytických referencií a správ o kontrole načasovania.
Nuance
Všetky úkony vyžadujúce vykonanie a reakciu by mali byť pod kontrolou. V administratívnych dokumentoch sú rozhodnutia predmetom sledovania. Zároveň je každá položka v nich obsiahnutá (teda každá úloha, zadanie) pod kontrolou.
Sekretárka musí kontrolovať vykonávanie ústnych príkazov hlavy.
Automatizovaný monitorovací systém
V poslednom čase veľa podnikov používa pri svojej práci počítačové programy a databázy. Automatizované systémy výrazne uľahčujú činnosť organizácií, šetria čas zamestnancov.
Pri evidencii dokladov sa kontrola vykonáva automaticky pri vypĺňaní stĺpca „Dátum splatnosti“. Zároveň na sebedokument môže byť opečiatkovaný pri jeho prevzatí na kontrolu. Jeho prítomnosť je pre interpreta nevyhnutnejšia.
Pre zabezpečenie aktuálnej kontroly zodpovední pracovníci denne, spravidla na začiatku dňa, kontrolujú zoznam dokumentov, ktorých doba vyhotovenia v daný deň uplynie. V podnikoch, ktoré používajú interný e-mailový systém, sa upozornenia o uplynutí lehôt automaticky odosielajú na počítač výkonného hráča. Môžete tiež nastaviť softvér tak, aby automaticky tlačil príslušné papiere.
Dokončovanie dlhodobých úloh
Kontrola vykonávania dokumentov obsahujúcich zložité pokyny sa vykonáva v etapách. Zahŕňa aktuálne, preventívne a následné monitorovanie.
Aktuálne ovládanie už bolo diskutované vyššie. Preventívne sledovanie sa vykonáva na dokumentoch, ktorých lehota uplynie o 2-3 dni. Zamestnanec má teda stále čas na dokončenie úlohy.
Objednávka je po vykonaní odstránená spod kontroly. Môže sa prejaviť zostavením a odoslaním odpovede, prijatím zdokumentovaného potvrdenia atď. Výsledok vykonania sa zaznamená do registračnej karty. Tiež uvádza dátum vykonania, číslo prípadu, v ktorom je papier podaný.
Konečná kontrola
Poskytuje sa spravidla vo veľkých podnikoch. Záverečné monitorovanie vykonávajú zamestnanci zodpovední za monitorovanie vykonávania pokynov alebo sekretárky.
Frekvenciu monitorovania si zvyčajne nastavuje spoločnosť. Monitorovanie sa môže vykonávať každý mesiac, štvrťrok alebo týždeň. V skutočnosti je konečná kontrola hodnotením výkonnostnej disciplíny v podniku a jeho štrukturálnych divíziách.
FZ № 229
Jednou z foriem ochrany záujmov subjektov je súdne konanie. V praxi sa za najčastejšie nároky považujú výroky požadujúce priznanie náhrady za niektoré porušenia práv. Takéto konania sa končia exekučným konaním.
Po nadobudnutí právoplatnosti rozhodnutia vo veci sú žiadateľovi vystavené výkonné dokumenty. Termín na splnenie požiadaviek na ne určujú zamestnanci FSSP (súdni exekútori).
V § 130 § 229 ods. 1 sa ustanovuje, že podkladom na začatie konania je vykonávacia listina a vyjadrenie navrhovateľa. Tieto listiny sa predkladajú v mieste aplikácie donucovacích prostriedkov ustanovených zákonom, určenom v súlade s ustanovením čl. 33 uvedeného normatívneho aktu.
Lehota na predloženie dokumentu na vykonanie je 3 dni odo dňa predloženia na oddelenie FSSP. IL (výkonný príkaz) obsahujúci žiadosť o vrátenie dieťaťa nezákonne premiestneného alebo zadržiavaného v Ruskej federácii, na uplatnenie práva styku s ním v súlade s medzinárodnou zmluvou, ako aj žiadosť o jeho vypátranie, sa zašle súdnemu exekútorovi najneskôr nasledujúci deň po vstupe do FSSP.
Začatie konania alebo odmietnutie tak urobiťvydané vyhláškou. Vydáva sa do 3 dní od dátumu prijatia materiálov súdnym vykonávateľom.
Ak musí byť ZP vykonaný ihneď, po jeho prijatí do útvaru FSSP je odovzdaný zamestnancovi, ktorého právomoc siaha až do miesta výkonu. Ak chýba, materiály dostane iný súdny exekútor. V tomto prípade musí byť rozhodnutie o otvorení výroby alebo jej odmietnutí urobené najneskôr jeden deň po vstupe do Služby.
Ak exekučný titul vstúpil do FSSP prvýkrát, súdny exekútor určí lehotu na dobrovoľné vykonanie exekučného titulu. Príslušná lehota je vyznačená v uznesení o začatí konania. Súdny exekútor je zároveň povinný upozorniť povinného na možnosť použitia donucovacích prostriedkov po uplynutí lehoty určenej na dobrovoľnú exekúciu. Dlžník je tiež informovaný o tom, že mu budú účtované náklady na vykonanie úkonov ustanovených v článkoch 112 a 116 federálneho zákona č. 229, ako aj poplatok za plnenie.
Lehota na dobrovoľné vyhotovenie vykonávacieho dokumentu v súlade s časťou 12 čl. 30 sa rovná piatim dňom. Výpočet začína odo dňa doručenia uznesenia dlžníkovi. V prípade neplnenia požiadaviek je povinná osoba upovedomená o začatí procesu vymáhania. Legislatíva stanovuje napríklad také opatrenia, ako je zaistenie majetku s jeho následným predajom.
