Komunikácia je nevyhnutná pre úspech akejkoľvek organizácie. Ide o akýsi „obehový systém“každého podniku. Úspešní manažéri, top manažéri a kompetentní odborníci dosiahli úspech najmä vďaka komunikačným schopnostiam. Ako posilniť a súčasne rozvíjať medziľudskú, skupinovú a organizačnú komunikáciu podrobne popíšeme v našom článku.
Komunikačný proces – čo to je?
Komunikácia je postup výmeny informácií, na základe ktorého manažér získava informácie potrebné na efektívne rozhodovanie a zároveň prináša prijaté rozhodnutia zamestnancom podniku. V prípade slabého komunikačného výkonu sa rozhodnutia môžu ukázať ako chybné. Ľudia nebudú dobre rozumieť tomu, čo od nich úrady vyžadujú, a to je spojené s rozpadom medziľudských vzťahov. Efektívnosť komunikačných procesov je často určenákvalita rozhodnutí a spôsob ich realizácie v budúcnosti.
Informácie zohrávajú osobitnú úlohu pri implementácii medziľudskej a organizačnej komunikácie. Toto je výsledok komunikácie, vonkajší prejav komunikačného postupu. Informácie zaujímajú osobitné miesto vo verbálnom správaní človeka. Prechádza z jedného predmetu do druhého. Zároveň tu môžu ako subjekty vystupovať jednotlivci, skupiny alebo celé organizácie.
Komunikácia môže prebiehať sprostredkovaním myšlienok, názorov, zručností, faktov, postrehov alebo pocitov. Vyžaduje si to získať požadovanú odpoveď. Zároveň treba brať do úvahy, že systém organizačnej komunikácie a informácií sú rozdielne javy, hoci sú vzájomne prepojené. Komunikácia teda nie je len to, čo sa prenáša, ale aj to, ako sa toto „niečo“prenáša. Informácie sú len neoddeliteľnou súčasťou komunikačného procesu.
Organizačný komunikačný systém
Komunikácia je proces, v ktorom si dvaja alebo viacerí ľudia vymieňajú určité informácie. Hlavným cieľom organizačnej komunikácie je dosiahnuť pochopenie informácií, ktoré sa majú vymieňať. Koniec koncov, samotná skutočnosť výmeny nezaručuje úspech implementovaného postupu.
Organizačný komunikačný systém pozostáva z niekoľkých predmetov:
- odosielateľ – osoba, ktorá generuje nápad alebo vyberá informácie na prenos;
- kanál – prostriedok na prenos súboru informácií;
- príjemca – osoba, ktorá prijíma informácie a interpretuje ich;
- správy – priame informácie zakódované v sérii špecifických znakov.
Odosielateľ a príjemca sú dve hlavné entity. Počas komunikačného procesu prechádzajú niekoľkými navzájom súvisiacimi fázami. Ich úlohou je zostaviť správu a pomocou kanála ju preniesť tak, aby obe strany interpretovali pôvodnú myšlienku rovnakým spôsobom. Je to dosť náročná úloha, pretože každý ďalší krok môže skresliť význam myšlienky.
Štyri fázy medziľudskej a organizačnej komunikácie vyzerajú takto:
- generovanie nápadu;
- kódovanie a výber požadovaného kanála prenosu informácií;
- prenos informácií;
- decoding.
O každom kroku trochu viac.
Komunikačné prvky
Procedúra komunikácie môže často trvať len niekoľko sekúnd, a preto je dosť ťažké v nej vyčleniť konkrétne fázy. Sociológovia však identifikovali a analyzovali štyri hlavné fázy komunikačného procesu.
Prvá fáza sa nazýva generovanie nápadov. Organizačná komunikácia je postup, ktorý začína formuláciou určitých informácií. Odosielateľ rieši problém doručením správy. Takéto pokusy často zlyhajú už v prvej fáze, pretože odosielateľ nevenuje dostatok času premýšľaniu o nápade.
Mnohí odborníci zdôrazňujú dôležitosť, dokonca aj tú prevládajúcuhodnotu prvého stupňa. „Nezačnite hovoriť skôr, ako začnete myslieť,“povedal raz Jefferson Davis, hrdina americkej občianskej vojny. Vždy by ste sa mali zamyslieť nad myšlienkou, ktorú chcete adresátovi odovzdať. Musíte si byť istí relevantnosťou a primeranosťou tejto myšlienky, ako aj konkrétnou situáciou a účelom.
Druhý krok sa nazýva kódovanie a výber kanála. Organizačná kultúra komunikácie vyžaduje preformulovanie myšlienky, ktorú chce odosielateľ preniesť do určitých symbolov. Môžu to byť slová, gestá, intonácie alebo niečo iné. Je to kódovanie, ktoré premení nápad na úplné posolstvo.
Na správne vyjadrenie myšlienky si odosielateľ musí vybrať kanál, ktorý je kompatibilný s typom znakov, ktoré sa používajú na kódovanie. Najznámejšie sú reč, písmo a rôzne druhy elektronických médií: videozáznamy, e-maily, počítače atď. Prenos materiálu nie je možný, ak kanál nie je vhodný pre fyzickú podobu vybraných postáv. Treba tiež poznamenať, že efektívnosť komunikačných procesov sa môže znížiť, ak kanál nezodpovedá myšlienke vyvinutej v prvej fáze.
Tretím stupňom v procese medziľudskej, skupinovej alebo organizačnej komunikácie je priamy prenos informácií. Odosielateľ používa kanál na doručenie správy – zakódovaná myšlienka sa prenáša fyzicky.
Nakoniec, posledný krok sa nazýva dekódovanie. Prijímač preloží prijaté znaky zložené odosielateľom dovlastné myšlienky. Ukončenie komunikácie je spojené s formulovaním myšlienky dvoma subjektmi procesu.
Typy komunikácie
Organizačná komunikácia je široký a veľmi objemný proces, ktorý obsahuje mnoho rôznych prvkov. Podľa najbežnejšej klasifikácie sa komunikačný postup delí na interný a externý. Vonkajší proces je interakcia medzi organizáciou a vonkajším prostredím. Okrem toho externé faktory silne ovplyvňujú aktivity organizácie.
Firmy používajú rôzne prostriedky na komunikáciu so zložkami ich vonkajšieho prostredia. Potenciálni spotrebitelia dostávajú potrebné informácie prostredníctvom reklamy alebo iných prostriedkov propagácie tovaru. Prvoradý význam tu má určitý obraz, ktorý tvorí obraz organizácie.
Druhý typ komunikácie sa nazýva interná. Ide o vnútroorganizačné prepojenia medzi rôznymi úrovňami a oddeleniami. Môžu byť formálne alebo neformálne.
Formálne komunikačné väzby sú javy určené organizačnou štruktúrou podniku, vzťahom medzi úrovňami riadenia a funkčnými jednotkami. Neformálna komunikácia je takzvaný „kanál povestí“. Fámy sa nie vždy považujú za nepresné informácie. Štúdie ukazujú, že viac ako 80 % organizačných fám má veľmi skutočný a dobre podložený základ udalostí.
Organizačná komunikácia je najširší systém neformálnych kanálov. Môže to zahŕňať nasledujúce typy informácií:
- zmena organizačnej štruktúry;
- nadchádzajúce propagácie a prevody;
- podrobnosti o organizačných sporoch;
- nadchádzajúce zníženie výroby;
- neformálne stretnutia atď.
Podľa iného členenia je štruktúra organizačnej komunikácie tvorená úrovňami. Takže procesy prenosu informácií môžu byť implementované vertikálne - to znamená, že môžu byť zostupné a vzostupné. Zostupnou skupinou informačných procesov je prenos informácií z vyššej úrovne na nižšiu - napríklad, keď sa pracovníka pýtajú na úlohy, priority, požadované výsledky atď. Komunikácia smerom nahor sa uskutočňuje vo forme návrhov, správ, vysvetlivky atď.
Mali by ste tiež zdôrazniť komunikačné procesy medzi oddeleniami, medzi pracovnou skupinou a úradmi, zástupcami odborov a manažmentom atď.
Typy komunikačných bariér
Efektívnosť organizačnej kultúry komunikácie môže byť výrazne znížená v dôsledku takzvaných bariér - interpersonálnych bariér. Na systémovej úrovni sú rozdelené do niekoľkých typov.
Prvá prekážka môže byť spôsobená podmienkami vnímania. Úlohou manažéra alebo akéhokoľvek iného predstaviteľa riadiacej štruktúry je pochopiť podstatu vnímania, určiť „realitu pre jednotlivca“. Je známe, že ľudia nereagujú na skutočné javy vo svojom okolí, ale naspôsoby vnímania týchto javov. Pochopením faktorov, ktoré ovplyvňujú vnímanie, možno prekonať mnohé bariéry.
Najčastejším príkladom percepčnej bariéry je konflikt medzi oblasťami činnosti príjemcu a odosielateľa. Tie isté informácie môžu byť interpretované rôznymi spôsobmi v závislosti od ich skúseností. Ľudia môžu prijímať informácie selektívne, berúc do úvahy ich záujmy, názory, požiadavky a emocionálny stav.
Ďalšia organizačná komunikačná bariéra sa nazýva sémantická. Sémantika je veda o používaní slov a dávaní im významu. Niektoré slová často vedú k nedorozumeniam, pretože môžu zmeniť svoj význam v závislosti od kontextu.
Neverbálne bariéry sú treťou skupinou komunikačných bariér. Hovoríme o akýchkoľvek znakoch okrem slov. Toto je úsmev, napätá tvár, zvraštené obočie, očný kontakt a ďalšie. Tu je obzvlášť dôležitá intonácia - ako presne sa slová vyslovujú. Jedna a tá istá fráza môže mať odlišný charakter, nerovnakú emocionálnu konotáciu.
Neefektívna spätná väzba je štvrtým problematickým faktorom v komunikácii organizácie. Každý pozná hodnotu aspoň nejakej reakcie na odoslanú správu. V opačnom prípade bude jedna zo strán považovať komunikáciu za neúspešnú.
Riešenie problémov v organizačnom komunikačnom systéme
V súčasnosti bolo vyvinutých niekoľko stratégiíefektívne prekonávať komunikačné bariéry a zvyšovať efektivitu komunikácie na úrovni organizačných zamestnancov.
V prvom rade by vedenie podniku malo venovať pozornosť rozvoju komunikačných zručností svojich zamestnancov. Najpopulárnejšou metódou interakcie medzi subjektmi je aktívne počúvanie. Význam tejto techniky spočíva v schopnosti poslucháča pomôcť rečníkovi povedať presne to, čo pôvodne chcel povedať. Existuje niekoľko princípov aktívneho počúvania:
- kladajte otázky, ale neprerušujte rečníka;
- predložte si partnera, vytvorte priateľskú a vrelú atmosféru;
- buďte trpezliví a vyhýbajte sa konfliktom počas fázy učenia;
- prejavte sympatie a záujem o partnera;
- snažte sa neutralizovať rozptýlenie, vyhýbajte sa vonkajším zásahom.
Po druhé, šéfovia si musia ujasniť svoje vlastné želania a nápady predtým, ako ich postúpia ďalej. Je potrebné pravidelne premýšľať a analyzovať problémy a problémy, ktoré sa musia stať objektom prenosu.
Efektívna organizačná komunikácia sa dá dosiahnuť použitím techník, ako je poskytovanie spätnej väzby, „pozeranie zvonku“, náchylnosť na potenciálne problémy atď.
Interpersonálna komunikácia
Akákoľvek forma organizačnej komunikácie sa bude považovať za úspešnú iba vtedy, ak sa ukáže, že jej hlavné prvky sú kvalitatívne formované -fenomény medziľudskej komunikácie. Ako správne navrhnúť komunikáciu medzi dvoma alebo viacerými subjektmi? Na začiatok je potrebné mať na pamäti niekoľko zásad:
- nenávratnosť zničenia toho, čo bolo povedané alebo odoslané;
- spätná väzba ako nevyhnutná podmienka komunikačného procesu;
- nezvratnosť a nevyhnutnosť medziľudskej komunikácie v spoločnosti.
Existujú tri hlavné formy komunikácie. Ide o známy dialóg, monológ a polylóg. Práve tá druhá forma zohráva osobitnú úlohu pri budovaní organizačnej formy komunikácie.
Spôsoby optimalizácie komunikačných procesov
Venujte zvláštnu pozornosť spätnej väzbe. Je to nevyhnutný prvok organizačnej komunikácie. Úlohu tejto zložky nemožno podceňovať. Práve odozva robí komunikačný proces najkvalitnejším a najefektívnejším.
Majte na pamäti, že spätná väzba by mala byť včasná a jasne štruktúrovaná. Mal by obsahovať parafrázovanú pôvodnú správu a množstvo objasňujúcich otázok. Je nežiaduce hodnotiť pôvodnú správu – negatívne aj pozitívne.
Najbežnejším a najspoľahlivejším spôsobom, ako získať spätnú väzbu, je klásť otázky. Najčastejšie sú potrebné na porovnanie prichádzajúcej správy s tým, čo chcel príjemca pôvodne počuť. To isté platí pre odosielateľa: môže príjemcovi položiť dodatočné otázky, aby mohol porovnať odoslaný materiál s tým, čo mal byť pôvodne formulovaný.
Preefektívne riadenie organizačnej komunikácie, je potrebné snažiť sa rozvíjať technické komunikačné schopnosti zamestnancov – konkrétne písanie poznámok, používanie faxu, e-mailu atď.
Systémy riadenia a kultúra komunikácie musia byť jasne stanovené. Moderné organizácie môžu využívať „horúce linky“korporátneho typu – kedy zamestnanci môžu kedykoľvek využiť výmenu informácií, klásť objasňujúce otázky, vyjadrovať svoje myšlienky a hodnotové úsudky, organizovať spoločné pikniky, exkurzie atď. To všetko sú neformálne príklady organizačnej komunikácie.
Existuje teda niekoľko spôsobov, ako zlepšiť efektivitu organizačnej komunikácie. Zároveň zostáva relevantná jedna otázka: prečo sú vôbec potrebné postupy výmeny údajov a komunikácie? Aký význam majú a aký význam nesú? Skúsme to zistiť ďalej.
Význam komunikácie v organizačnom procese
Moderné obdobie vo vývoji komunikačných procesov nám umožňuje hodnotiť tento fenomén ako produkt určený potrebami spoločenskej produkcie. Tradičné faktory, ako je práca, pôda a kapitál, budú fungovať iba vtedy, ak sa efektívne využívajú postupy výmeny údajov a komunikácie.
Komunikácia je chápaná ako systém prenosu informácií a odozvy. Ide o výmenu poznatkov, duševného vlastníctva, rôznych druhov informácií a pod. Postup pri špecializácii manažérskych komunikačných činností je zdôraznený vosobitný druh profesionálnej služby, ktorej účelom je efektívne formovanie a kompetentný rozvoj všetkých druhov organizačného kapitálu. Tento cieľ možno dosiahnuť iba použitím špeciálnych technológií, nástrojov, metód a mechanizmov na prenos informácií.
Je známe, že bez komunikácie nie je komunikácia a bez komunikácie nemôže byť ani reči o existencii akejkoľvek skupiny. Komunikácia je teda určujúcou podmienkou rozvoja skupiny a jej života.
Všetku komunikáciu možno rozdeliť do dvoch skupín: formálnu a neformálnu. Do prvej skupiny patria prvky predpísaného typu, teda tie, ktoré prebiehajú v procese riadenia. Menší podiel majú neformálne typy komunikácie. Vznikajú spontánne a väčšinou sa o nich nediskutuje. Zároveň si je každý zamestnanec vedomý skutočnosti svojej existencie.
Manažér alebo iný vodca musí dobre ovládať prostriedky komunikácie. Medzi jeho zodpovednosti patrí správne používanie získaných nástrojov v procese komunikácie, prekonávanie bariér a bariér.
Organizačným správaním komunikácie je sprostredkovať informácie manažérom a rozhodnutia interpretom. Bez komunikačných procesov nie je možné vybudovať organizáciu, ako aj zabezpečiť koordináciu ľudskej činnosti.
Procedúra prenosu informácií teda pomáha vo všetkom: umožňuje vám zabezpečiť spojenie medzi konkrétnou organizáciou a vonkajším prostredím, organizovaťinterakcia všetkých riadiacich funkcií a konzistentnosť prijatých rozhodnutí.
Typy komunikačných sietí
Keď hovoríme o systéme organizačnej komunikácie, je potrebné zdôrazniť pojem komunikačná sieť. Dve organizačné jednotky spojené čiarou sa nazývajú kanál. V čase prenosu informácií môže kanál spájať dve alebo viac organizačných jednotiek. Takto sa vytvára informačná sieť – pomerne bežný jav pre každú organizáciu.
Siete sú otvorené a uzavreté. Otvorené nemajú žiadne prekážky toku informácií cez dostupné kanály. Ide napríklad o „reťazec“– lineárne spojenie na prenos informácií. „Reťaz“je účinný pri opakujúcich sa rutinných operáciách, ale nie je vhodný na prácu v neustále sa meniacich podmienkach. Podobná schéma je "Koleso". Všetky informácie sa skôr či neskôr dostanú k zamestnancovi, ktorý zastáva centrálnu pozíciu.
Uzavreté siete majú obmedzený spôsob šírenia informácií. Používajú ich organizácie, ktoré uchovávajú obchodné tajomstvá.
