Haagsky dohovor z 5. októbra 1961 výrazne zjednodušil tok medzinárodných dokumentov. Po ratifikácii na ňom dosiahnutých dohôd sa krajiny, ktoré sa k dohovoru pripojili, zaviazali bez dodatočných a zdĺhavých procedúr uznať dokumenty vytvorené na území iných štátov, ktoré ho tiež podpísali. To prinieslo značné časové a finančné úspory. Pozrime sa bližšie na to, z čoho pozostávala táto dohoda, a zistime, kto boli krajiny zúčastňujúce sa na Haagskom dohovore z roku 1961.
Dôvod zvolania kongresu
Najprv si však definujme, čo presne prinútilo medzinárodné spoločenstvo zamyslieť sa nad potrebou zjednodušiť tok dokumentov medzi štátmi.
Pred rokom 1961 bol tok dokumentov medzi rôznymi krajinami nepohodlný. Na to, aby bol uznaný v inom štáte, bolo potrebné prejsť dodatočným viacstupňovým konaním konzulárnej legalizácie. V závislosti od konkrétnej krajiny to môže trvať aj niekoľko mesiacov. Stalo sa tiež, že počas tejto doby dokument už stratil svoju relevantnosť.
Muselo to byť notársky overené, preložené do požadovaného jazyka. APodpis prekladateľa si vyžadoval aj notárske overenie. Potom bolo potrebné potvrdenie od ministerstva spravodlivosti a konzulárneho oddelenia ministerstva zahraničných vecí krajiny, ktorá dokument zasiela. Nakoniec bolo potrebné korešpondenciu zlegalizovať na veľvyslanectve krajiny, kam bola odoslaná.
Potreba neustálej legalizácie veľkého množstva dokumentov navyše spomalila prácu oddelení a konzulátov v iných oblastiach činnosti, vyžiadala si pridelenie ďalších zamestnancov, čo viedlo k nákladom na materiál.
Obsah zmlúv
Aká je podstata dohody podpísanej členskými krajinami Haagskeho dohovoru z roku 1961? Poďme sa zaoberať týmto problémom.
V dohodách sa uvádzalo, že všetky krajiny, ktoré sa k nim pripojili, uznávajú úradné dokumenty vydané na území iných štátov zúčastňujúcich sa na dohode ako platné bez špeciálnej konzulárnej legalizácie.
Jediným obmedzením bolo, že táto dokumentácia, aby sa potvrdila pravosť podpisu a autorita signatára, musela byť overená apostilou.
Čo je apostila?
Čo týmto krokom myslel Haagsky dohovor? Apostille je špeciálna štvorcová známka obsahujúca určité podrobnosti o zavedenom vzore.
Táto pečiatka je povinná, bez ohľadu na krajinu vyplnenia a krajinu, kde bude dokument poskytnutý, v hornej časti musí byť uvedené menofrancúzska „Apostille (Haagsky dohovor z 5. októbra 1961)“. Medzi povinnými údajmi, ktoré by mali byť na apostile uvedené, možno uviesť:
- názov krajiny, ktorá vydala apostil;
- meno osoby, ktorá dokument podpísala;
- jeho pozícia;
- názov inštitúcie, z ktorej dokumentácia pochádza;
- vyrovnanie, kde bol certifikát držaný;
- dátum ID;
- názov vládnej agentúry, ktorá certifikuje dokumentáciu;
- Sériové číslo apostily;
- pečať inštitúcie, ktorá dokumentáciu osvedčuje;
- podpis úradníka, ktorý vykonal certifikáciu.
Haagsky dohovor navyše stanovil, že štandardná veľkosť apostilu musí byť aspoň 9 x 9 cm. Apostila v praxi nemá vždy štvorcový tvar, ako bolo uvedené v dohodách. Napríklad v Rusku má často tvar obdĺžnikovej známky. Vo väčšine prípadov prijímajúca strana nenachádza chybu v štandardnej forme apostilu, ale existovali precedensy, keď takúto dokumentáciu odmietla prijať.
Nuansy používania apostily
Jazykom apostily môže byť buď jeden z oficiálnych jazykov dohovoru (francúzština alebo angličtina), alebo jazyk krajiny, ktorá ho vydala. Vo veľkej väčšine prípadov sa používa bilingvizmus, teda jazyk krajiny, ktorá apostilu vydala, aj jeden z oficiálnych jazykov dohovoru.
Apostilu je možné nalepiť priamo na overený dokument, ako aj na samostatný papier, ktorý je k nemu pripojený.
V súčasnosti sa vo viacerých štátoch rozvíja aj otázka používania elektronických apostíl. Táto problematika sa stala veľmi aktuálnou v súvislosti s rastúcim rozšírením elektronickej správy dokumentov. Medzi tieto krajiny patria najmä USA, Austrália, Andorra, Ukrajina, Nový Zéland a ďalšie štáty.
Kde je umiestnený apostil?
Poďme zistiť, ku ktorým konkrétnym dokumentom krajiny, ktoré sú účastníkmi Haagskeho dohovoru z roku 1961, pripájajú apostilu.
Tento zoznam dokumentov obsahuje korešpondenciu od vládnych agentúr alebo iných organizácií, ktoré podliehajú jurisdikcii konkrétnej krajiny, notárske listiny, administratívne dokumenty, ako aj rôzne úradné poznámky a víza potvrdzujúce dátum. Tiež každý podpis dokumentu, ktorý nebol overený notárom, je overený apostilou.
Výnimky z Haagskeho dohovoru
Zároveň existuje množstvo podmienok, za ktorých tok dokumentov medzi rôznymi krajinami nepotrebuje ani apostilu, ako to vyžaduje Haagsky dohovor.
Po prvé, tok dokumentov v zjednodušenej forme sa vykonáva, ak existuje bilaterálna dohoda medzi krajinami o akceptovaní dokumentov bez ďalších formalít. V tomto prípade, aj keď sú obe krajiny zmluvnými stranami Haagskeho dohovoru, apostila sa nevyžaduje na potvrdenie pravosti dokumentov. Stačí naniesťnotársky overený preklad dokumentu. Podobnú dohodu medzi sebou majú napríklad aj Rakúsko a Nemecko, ako aj mnohé ďalšie krajiny. Ale toto sú práve bilaterálne dohody medzi krajinami, a nie samostatný dohovor pre niekoľko štátov.
Apostil tiež nemusíte uvádzať, ak zahraničná organizácia, kam dokument posielate, nevyžaduje špeciálne osvedčenia.
Nevyžaduje apostilné overenie dokumentov, ktoré pochádzajú priamo z diplomatických a konzulárnych úradov.
Poslednou výnimkou sú doklady súvisiace s colnými operáciami alebo tie, ktoré sú obchodného charakteru. Pri oddeľovaní komerčných a nekomerčných činností však môžu nastať problémy, keďže neexistuje jasné rozlíšenie. Napríklad mnohé bankové dokumenty, ktoré možno klasifikovať ako obchodné transakcie, sú napriek tomu certifikované apostilou.
Podpísanie dohovoru
Podmienky dohovoru boli prerokované na Konferencii medzinárodného práva súkromného v Haagu v roku 1961.
Táto konferencia sa koná v holandskom meste od roku 1893. Cieľom zúčastnených štátov bolo zjednotiť medzinárodné právo súkromné (PIL), zbaviť ho zbytočných formalizmov a byrokracie. Do roku 1955 sa konferencia stala plnohodnotnou organizáciou s členskými štátmi.
V rôznych rokoch boli počas konferencie PIL podpísané dohovory o občianskom súdnom konaní, o prístupe k spravodlivosti, o práve pri prevádzkovaní predaja tovaru amnoho dalších. Na jednom z týchto stretnutí v roku 1961 bol podpísaný Dohovor o legalizácii zahraničných dokumentov.
Krajiny, ktoré sú zmluvnými stranami dohovoru
Na vývoji Dohovoru sa podieľali všetky štáty, ktoré boli v roku 1961 členmi Konferencie PIL. Poďme zistiť, ktoré krajiny sa zúčastňujú na Haagskom dohovore z roku 1961. To nám umožní identifikovať chrbticu štátov, ktoré sa primárne podieľali na odstránení obmedzení legalizácie dokumentov.
Tieto krajiny zahŕňajú: Švédsko, Španielsko, Veľká Británia, Grécko, Nórsko, Holandsko, Dánsko, Belgicko, Rakúsko, Írsko, Turecko, Fínsko, Nemecko. Luxembursko, Švajčiarsko, Taliansko, Japonsko, Egypt a Portugalsko. Argentína, Brazília, India, ZSSR, USA, Čína a mnohé ďalšie veľké štáty sveta neboli členmi Konferencie PIL, a preto sa nezúčastnili na príprave dohôd.
Prvé krajiny, ktoré sa pripojili k dohovoru
Zároveň je potrebné poznamenať, že vypracovanie dohôd o používaní apostily ešte neznamenalo automatické nadobudnutie účinnosti tohto ustanovenia na území zúčastnených krajín. Nie, všetci museli dodatočne rozhodnúť o pristúpení a ratifikovať ho v súlade s vnútroštátnym právom. Zároveň sa k dohovoru mohli pripojiť aj krajiny, ktoré sa nepodieľali na jeho vývoji.
Prvé štáty, na území ktorých dohovor nadobudol platnosť, sú Veľká Británia, Francúzsko, Holandsko a Hongkong. Stalo sa tak len štyri roky po podpise zmluvydohody v roku 1965. V nasledujúcom roku sa pripojili Nemecko, Botswana, Barbados a Lesotho. O rok neskôr - Malawi a v roku 1968 - Rakúsko, M alta, Maurícius a Svazijsko.
Ďalšie pridania
V nasledujúcich dvoch desaťročiach k zmluve pristúpili tieto krajiny: Tonga, Japonsko, Fidži, Lichtenštajnsko, Maďarsko, Belgicko, Švajčiarsko, Portugalsko, Argentína, Macao, Cyprus, Bahamy, Surinam, Taliansko, Izrael, Španielsko, Dominikánska republika, Seychely, Luxembursko, Svätý Vincent a Grenadíny, Vanuatu, USA. Obzvlášť dôležitý je vstup poslednej z týchto krajín. Na konci uvedeného obdobia sa k dohovoru pripojili Antigua a Barbuda, Nórsko, Grécko, Turecko, Fínsko a Brunej.
V roku 1991 bol počet zúčastnených krajín doplnený o Slovinsko, Panamu, Macedónsko, ZSSR a Chorvátsko. V roku 1992 sa k zmluve pripojilo Rusko ako právny nástupca rozpadnutého ZSSR. Francúzsko túto udalosť obzvlášť privítalo. Odteraz môžete aplikovať apostil v našej krajine.
V tom istom roku sa navyše zmluvnými stranami dohody stali Bosna a Hercegovina, Srbsko, Bielorusko a Marshallove ostrovy. V roku 1993 sa k zmluve pripojila iba jedna krajina, Belize. Nasledujúci rok však dohovor ratifikovali dve krajiny naraz - Svätý Krištof a Nevis a potom Arménsko. Tieto krajiny okamžite dostali právo slobodne používať Apostilu takmer vo všetkých zmluvných štátoch vrátane Ruska a Spojených štátov. Nasledujúci rok sa členmi dohovoru stali Austrália a Mexiko. Vstup týchto veľkých krajín nepochybne posilnil postavenie tohto spoločenstva. V roku 1995 tiežJužná Afrika a San Maríno sa pripojili k zmluve.
Za posledných 15 rokov dohovor ratifikovali aj Lotyšsko, Libéria, Salvádor, Andorra, Litva, Niue, Írsko, Česká republika, Venezuela, Švédsko, Samoa, Trinidad a Tobago, Kolumbia, Kazachstan, Namíbia, Rumunsko, Bulharsko. Estónsko, Nový Zéland, Slovensko, Grenada, Svätá Lucia, Monako, Ukrajina, Albánsko, Island, Honduras, Azerbajdžan, Ekvádor, Cookove ostrovy, India, Poľsko, Čierna Hora, Dánsko, Moldavsko, Gruzínsko, Svätý Tomáš a Princov ostrov, Dominikánska republika, Mongolsko, Kapverdy, Peru, Kirgizsko, Kostarika, Omán, Uzbekistan, Uruguaj, Nikaragua, Bahrajn, Paraguaj, Burundi. Kosovo, Brazília, Maroko a Čile sa naposledy pripojili v roku 2016.
Problém s rozpoznávaním
Nie všetky krajiny zúčastňujúce sa Haagskeho dohovoru z roku 1961 však uznávajú apostily ostatných členov. Dôvody môžu byť technické, formálne a politické. Mnoho krajín sveta napríklad neuznáva Kosovo ako štát. Z tohto dôvodu apostilu tejto krajiny neuznávajú Ukrajina, Srbsko, Bielorusko, Rusko. Na druhej strane Francúzsko uznáva apostily zo všetkých členských štátov.
Z technických dôvodov Grécko neuznalo apostilu Ukrajiny až do roku 2012.
Význam Haagskeho dohovoru
Je ťažké preceňovať dôležitosť Haagskeho dohovoru. Po jeho prijatí sa tok dokumentov medzi rôznymi krajinami výrazne zjednodušil. Každý rok sa k dohovoru pripája stále viac štátov: Juhoafrická republika, Venezuela, Kosovo, Čile…
Po prijatí Dohovoru nemusia krajiny, ktoré ho ratifikovali, prejsť dlhým a nepohodlným postupom legalizácie dokumentov. Preto aj také malé ostrovné štáty ako Marshallove ostrovy, Antigua a Barbuda a Kapverdy podpísali dohodu.
