Akýkoľvek proces, každý podnik a každá organizácia prekonáva v priebehu práce rôzne štádiá, ktorých konečným výsledkom je tak či onak dosiahnutie hlavného cieľa. Manažéri v snahe dosiahnuť svoje hlavné priority, ktoré boli pôvodne výsadou celého komplexu (výroba, obchod, vzdelávanie, logistika atď.), hľadajú najperspektívnejšie a prioritné možnosti realizácie svojich úloh. Existujúci systém manažérstva skôr či neskôr stráca svoju kvalifikačnú úroveň na pozadí nového vývoja, nových implementácií, inovatívnych zmien vo vývoji konkrétneho odvetvia. Preto si šéfovia podnikov a organizácií dobre uvedomujú dôležitosť a dôležitosť potreby kráčať s dobou a držať krok so špecifikami neustále sa transformujúceho a zlepšujúceho sa vývojového procesu konkrétneho segmentu.činnosti. Či už ide o obchod, výrobu, priemysel, školstvo, logistiku – v každom prípade skôr či neskôr je potrebné siahnuť po organizačnej alebo technologickej optimalizácii procesov riadenia v konkrétnom podniku.
Koncept
Optimalizácia akéhokoľvek procesu je súbor účinných metód a spôsobov na zlepšenie toku práve tohto procesu s cieľom získať rýchlejší, optimálnejší a lepší výsledok. To znamená, že optimalizácia je pojem znamenajúci zvýšenie efektivity, synonymum pre slovo „zlepšenie“. Aby bol význam tejto definície jasnejší, je potrebné sledovať vlastnosti optimalizácie na konkrétnom príklade.
Povedzme, že zamestnanci oddelenia odevnej továrne pracujú spoločne u nich, chodia na smeny šesť dní v týždni a pracujú deväť hodín. Produktivita ich práce v neskorých popoludňajších hodinách citeľne klesá a ich výkon sa ku koncu týždňa, keď vysychajú fyzické možnosti pracovníkov, stáva menej produktívnym. V súlade s tým klesá objem nimi vykonanej práce, zhoršuje sa kvalita jej výkonu, v dôsledku čoho klesá dopyt po vyrobených výrobkoch a následne aj celková úroveň príjmov odevnej továrne. Racionálne uvažujúci manažér, ktorý na týchto zamestnancov priamo dohliada, by po spozorovaní takéhoto negatívneho trendu mal okamžite prijať opatrenia na optimalizáciu výrobného procesu. Aby to urobil, musí vypracovať plán na zlepšenie efektívnosti práce v tomto výrobnom závode a nezabudnite vziať do úvahy všetky nuansy, ktoré tento proces sprevádzajú. Komunapríklad je potrebné vypočítať, aké budú náklady podniku, ak sa na pomoc pracovníkom vezme tretia osoba alebo ak sa dievčatám ponúknu pracovať na zmeny s predĺžením denných hodín a znížením počtu výstupov za mesiac. Takže umiestnením tretej osoby do pomocných krajčírok bude možné dosiahnuť zvýšenie rýchlosti a objemu vykonanej práce o jednu tretinu. A ak ušetríte na mzde tretieho zamestnanca a vezmete dve dievčatá na smeny každý druhý deň, cez víkend budú mať príležitosť nabrať silu a pracovať oveľa tvrdšie a rýchlejšie v pracovných dňoch.
A tak je to v každom odvetvovom segmente – vznikajúce problémy v procese fungovania akéhokoľvek podniku si vyžadujú povinnú elimináciu vypracovaním špecifického akčného plánu zameraného na optimalizáciu pracovného toku ako celku.
Ciele a zámery
Ako každý postup, ktorý uplatňuje vedenie podniku alebo organizácie v rámci svojich priamych činností (či už ide o vzdelávaciu rozpočtovú inštitúciu, obchodnú obchodnú spoločnosť alebo priemyselný komplex), aj program na zvýšenie výrobnej kapacity je nevyhnutne zamerané na dosiahnutie konkrétnych cieľov a zámerov. Optimalizáciu procesov v podniku akéhokoľvek sektora činnosti charakterizujú hlavné kľúčové body:
- zvyšovanie produktivity spoločnosti;
- zlepšenie kvality služieb pre potenciálnych zákazníkov a návštevníkov;
- zlepšenie konkurencieschopnosti na trhuposkytované služby;
- modernizácia základných procesov výrobného cyklu;
- zvýšenie ziskovosti firmy;
- posúdenie pomeru existujúcich pracovných síl a fyzických zdrojov k nákladom na ich údržbu;
- rozšírenie podnikania (ak je to potrebné).
Prirodzene, hlavným a trvalým cieľom každej spoločnosti fungujúcej na komerčnom základe bude zisk. V súlade s tým budú úlohy a ciele optimalizácie procesov riadenia živnostenských činností smerovať výlučne k zvyšovaniu efektívnosti výrobných kapacít a zvyšovaniu tržieb.
Pokiaľ ide o štruktúru rozpočtu, tu sa kladie dôraz na zlepšenie kvality práce zamestnancov v rámci samotnej organizácie. Napríklad optimalizácia vzdelávacieho procesu alebo optimalizácia vzdelávacieho komplexu (predškolské, školské, univerzitné) ako celku by mali byť zamerané na zlepšenie vyučovacích metód, prilákanie iba vysokokvalifikovaných odborníkov a učiteľov, zmenu štruktúry učebných osnov. špecifiká vyučovania s cieľom maximalizovať návratnosť žiakov. Tu ide o to, aby bol proces učenia pre študentov jednoduchší, jednoduchší, prehľadnejší, no zároveň by mal faktor efektívnosti zostať na rovnakej úrovni alebo dokonca vzrásť.
Metódy
Je samozrejmé, že na dosiahnutie stanovených cieľov a zámerov je najprv potrebné vyvinúť súbor relevantných aktivít, ktorépriamo prispeje k dosiahnutiu požadovaného výsledku v konečnom dôsledku. Na tento účel sa vyvíjajú vhodné metódy na optimalizáciu procesov na rôznych úrovniach. Inými slovami, aby ste dosiahli to, čo chcete, musíte premýšľať o spôsoboch, ako to dosiahnuť.
Prirodzene, v závislosti od smeru činnosti konkrétneho podniku alebo organizácie sa metódy optimalizácie pracovných procesov v každej konkrétnej spoločnosti líšia. Vo všeobecnosti sa však rôzne spôsoby zlepšenia efektívnosti fungovania spoločností rôznych priemyselných štruktúr stále zameriavajú na tie isté prioritné oblasti rozvoja.
- Metóda vylúčenia – zabezpečuje elimináciu tých vonkajších a vnútorných faktorov reprodukcie, ktoré pôsobia ako prekážky a prekážky a bránia spoločnosti vo zvyšovaní jej ziskovosti.
- Metóda zjednodušenia – zahŕňa zníženie úrovne zložitosti v štruktúre výrobného (predajného, vzdelávacieho, logistického) procesu rozptýlením hlavného množstva práce do samostatných segmentov a sekcií.
- Metóda štandardizácie – charakterizovaná zavádzaním nových programov, inovatívnych technológií, zásadne odlišných techník, produktov, komponentov a štádií propagácie pracovného toku.
- Metóda redukcie je spôsobená potrebou znížiť výrobu, zdroje, prácu, rezervy a finančné náklady.
- Metóda zrýchlenia – zabezpečuje potrebu zníženia časových strát, ako aj zavedenie paralelnéhoinžinierstvo, simulácia, rýchly návrh vzoriek a automatizácia pracovného toku.
- Metóda zmeny – najviac neúspešné oblasti, ktoré spomaľujú výrobný proces, musia byť nahradené zásadne novými, efektívnymi a efektívnymi. Nekvalitné materiály by sa mali nahradiť dobrým produktom, neúčinná technika by mala byť nahradená efektívnym operačným zariadením atď.
- Metóda interakcie – všetka práca v podniku by sa mala vykonávať v dobre koordinovanom tíme, ktorý spája jeden cieľ a myšlienka. Interakcia zamestnancov na rôznych úrovniach hierarchickej podriadenosti a spoločná produktívna práca pomôže realizovať ciele a zámery, ktoré sú stanovené pre zamestnancov ako celok.
Aby ste pochopili, ako môžete dosiahnuť optimalizáciu systémov a procesov v najprioritnejších oblastiach činnosti, je potrebné venovať sa každej z nich podrobnejšie.
Pod kontrolou
Rozhodovanie je najdôležitejšou súčasťou komplexu riadenia v každom podniku, či už ide o výrobu, obchod alebo rozpočet. Akákoľvek optimalizácia procesov v organizácii nejakým spôsobom zahŕňa zapojenie ľudského faktora. To, ako sa bude budovať pracovný proces a ako budú v tomto procese interagovať ľudské zdroje, určuje produktivitu spoločnosti ako celku. Dobre navrhnutý manažment a schopnosť implementovať efektívne metódy fungovania do manažérskeho procesu ako celku nielen optimalizuještruktúru vzťahov medzi zamestnancami, ale aj zvýšenie ziskovosti podniku ako celku.
Aké metódy teda možno použiť na dosiahnutie produktivity riadenia ako hlavného nástroja riadenia podniku?
- Zabezpečenie ľahkej ovládateľnosti – čím jednoduchšia je štruktúra interakcie a hierarchická podriadenosť niektorých zamestnancov iným, tým rýchlejšie a plodnejšie budú prebiehať všetky procesy ako celok.
- Predstavenie nových návrhov na zvýšenie ukazovateľov kvality vyrábaných produktov v existujúcom systéme riadenia.
- Pomoc pri znižovaní takého ukazovateľa, akým je závislosť podniku od ľudskej zložky – to znamená prechod na automatizované pracovné systémy.
- Povinné zavedenie kontroly nad výsledkami podniku, ako aj následná analýza jeho ziskovosti na základe posúdenia konkrétnych faktorov.
- Minimalizácia nákladov a výdavkov v tých segmentoch, kde je to najracionálnejšie.
- Plánované a logické rozdelenie zodpovedností a príslušných právomocí medzi funkčné oddelenia spoločnosti.
- Vykonanie celkovej kontroly opakovania rovnakých úloh vykonávaných rôznymi oddeleniami, aby sa predišlo iracionálnemu rozdeleniu pracovného času a funkčných povinností.
Čo je hlavným cieľom optimalizácie procesov riadenia? Skutočnosť, že akčný plán na zavedenie výrobných metód aeliminácia neefektívnych činností vám umožňuje znížiť náklady spoločnosti ako celku bez toho, aby boli dotknuté záujmy zamestnancov.
Vo výrobe
Základným pravidlom ziskového podniku a efektívnej výroby je zvýšiť rozdiel medzi nákladmi na výrobu produktu a jeho predajnou cenou. To znamená, že ak hovoríme konkrétne o výrobnom podniku, potom je cieľom celej práce zabezpečiť, aby cena konečného produktu odôvodnila náklady spojené s jeho výrobou. A čím väčší je rozdiel medzi nákladmi a nákladmi, tým sa berie do úvahy ziskovejšia a produktívnejšia výroba (samozrejme v prípade, že cena jednej jednotky hotového výrobku je vyššia ako náklady potrebné na jeho výrobu).
Ako je možné optimalizovať výrobné procesy? Aké metódy sa používajú na zvýšenie jeho účinnosti?
- Reštrukturalizácia systému nákladového účtovníctva je základnou a hlavnou súčasťou procesu optimalizácie. Len kompetentný a správny prístup k rekvalifikácii a prerozdeľovaniu nákladov môže posunúť výrobu na novú úroveň.
- Výpočet a analýza súčasných nákladov na výrobu - hovoríme o výpočte nákladov na suroviny, miezd zamestnancov podniku, platenia verejnoprospešných služieb, odpisov zariadení atď.
- Transformácia výrobného cyklu – identifikácia kritických momentov vo výrobnom cykle a eliminácia faktorov, ktoré bránia procesu.
- Modernizáciavybavenie - výmena starého, plne odpísaného pracovného zariadenia za nové technické vybavenie umožní niekoľkonásobne zvýšiť efektivitu výroby.
- Zvýšenie výrobnej kapacity - rozšírenie výroby slúži ako základ pre zvyšovanie ziskovosti podniku na základe získavania nových príležitostí.
- Automatizácia pracovného toku – Znížením nákladov na vyplácanie miezd ďalším prijatým zamestnancom má vedenie výrobného závodu príležitosť ušetriť značné množstvo peňazí.
- Identifikácia optimálneho zoznamu nakupovaných surovín - analýza skutočne potrebných zásob, ktoré podnik získava na výrobu hotového výrobku, pomáha identifikovať výlučne prioritné oblasti (najpredávanejšie šarže) a sústreď sa na ne.
- Minimalizácia odpadu – pre optimalizáciu nákladov je potrebné používať recyklovateľné materiály, využívať recyklačné zariadenia, nevyhadzovať odpad, ktorý je celkom vhodný na recykláciu a opätovné použitie.
- Výstavba vlastnej elektrickej rozvodne – veľké podniky míňajú obrovské množstvo peňazí na zásobovanie dielní energiou. Vybudovanie vlastnej distribučnej elektrárne umožní znížiť tieto náklady na minimum. Treba však poznamenať, že takéto príležitosti sú vlastné iba veľkým výrobcom.
V obchode
Obchodné podniky, ako aj výrobné podniky, sa snažia zvyšovať svoj podielefektívnosť s cieľom prilákať veľké investície a zvýšiť čistý zisk z predaja. Optimalizácia komerčného podnikania sa prejavuje najmä v nasledujúcich metodických krokoch:
- správna organizácia plánovania;
- prognózy a prieskum trhu;
- zaujímať správne miesto na trhu tovarov a služieb;
- identifikácia potrieb potenciálneho kupujúceho;
- nahradenie nerentabilných dodávateľov dodávateľmi s vyššou prioritou;
- nakupujte výhradne tovar na vrátenie peňazí;
- dodatočná stimulácia dopytu (reklama);
- rozšírenie sortimentu (mimoriadne racionálne);
- správna cena;
- zlepšenie marketingu a predaja produktov.
Komerčné podnikanie, ako žiadne iné, je primárne zamerané na zarábanie peňazí a dosahovanie zisku. Preto je optimalizácia predajných procesov zameraná priamo na zvýšenie ziskovosti obchodnej spoločnosti.
V pedagogike
Predškolské vzdelávacie inštitúcie a materské školy ako rozpočtové inštitúcie trpia konzervatívnymi metódami vedenia vzdelávacieho procesu nemenej silne ako neštátne štruktúry. Učitelia tu musia pracovať nie s materiálnymi produktmi finálnej výroby, ale s vedomosťami, zručnosťami a schopnosťami, ktoré môžu a mali by vložiť do mysle mladej generácie. Úroveň poznania, ktorú dnes poskytuje súčasný pedagogický vzdelávací systém, je prirodzene regulovanáexistujúce GOST a predpísané pravidlá. Aké efektívne je však dnešné učenie? A od čoho závisí zvyšovanie efektivity pedagogického procesu?
Optimalizácia vzdelávacích aktivít je často zameraná na:
- aktivácia kanálov vnímania - akceptovanie špecifických informácií deťmi a ich aktívna asimilácia;
- vývoj súboru opatrení na pritiahnutie zvýšenej pozornosti detí k vzdelávaciemu procesu a osvojovaniu si nových zručností;
- zavedenie najnovších metód vzdelávania, ktoré zvyšujú zapojenie detí do vzdelávacieho procesu;
- používanie vizuálnych príkladov na rýchle upevnenie prijatých informácií a schopnosť asociatívne myslieť;
- použitie prevádzkového testovania;
- deti sa podieľajú na priamej príprave niektorých aspektov lekcie;
- efektívne riadenie času.
Okrem iného sa optimalizácia práce vychovávateľov v materských školách dosahuje neustálym zvyšovaním ich kvalifikácie, dopĺňaním vlastných vedomostí o najnovšie nápady a špecifiká vyučovania v predškolských zariadeniach. Správne, zrozumiteľne a správne vkladá informácie do vývinu detí len kompetentný a kvalifikovaný pedagóg. A to je zas hlavným cieľom každej materskej školy.
Vo vzdelávaní
Nie menej vysoké sú požiadavky na optimalizáciu vzdelávacích procesov školského a poškolského vzdelávania. Učitelia všeobecnovzdelávacích škôl a vysokoškolskí profesori potrebujú ešte častejšiu recertifikáciu ako učitelia predškolských zariadení. Čosú základné aspekty optimalizácie aktivít učiteľov a lektorov v triede?
- Práca na zabezpečení správneho primárneho vnímania vzdelávacieho materiálu – aby študentov (študentov) zaujal materiál prezentovaný učiteľom, učiteľ musí tvrdo pracovať a premýšľať o tom, ako zlepšiť prezentáciu Nová téma. Koniec koncov, je to miera zapojenia študenta do pracovného procesu, ktorá určuje, ako sa bude učiť látku v budúcnosti.
- Asimilácia získaných vedomostí – samotná schopnosť sprostredkovať tému lekcie poslucháčom prednášky nestačí na to, aby sa vedomosti udomácnili v mysliach študentov. Preto je učiteľ (učiteľ) povinný svoje praktické cvičenia postaviť s povinným predvádzaním ľahkých, jednoduchých a zrozumiteľných príkladov. To výrazne zvyšuje schopnosť študentov zapamätať si nové prijaté informácie.
- Aplikovanie nadobudnutých zručností – vykonávanie všemožných experimentov na workshopoch alebo domácich úloh formou kreatívnej aplikácie nadobudnutých vedomostí sa považuje za efektívnu techniku pri optimalizácii fixačného štádia pri zvládnutí témy.
Hlavným cieľom optimalizácie vzdelávacieho procesu je kvalitná prezentácia učiva učiteľom a optimálne využitie jeho schopností na zvýšenie efektívnosti osvojovania si nových informácií žiakmi.
V logistike
Veľké logistické centrá zapojené do prepravy, nákladnej dopravy a komunikácie s dodávateľmi si tiež vyžadujú povinné opatrenia na optimalizáciu logistických procesov. Čo robíréžia?
- Plánovanie operácií na základe pomeru časových a finančných ukazovateľov so zameraním na motto „čas sú peniaze“.
- Aktívne využívanie najnovších informačných technológií – používanie kompaktných notebookov a iných zariadení na komunikáciu s dopravcami, špeditérmi, zákazníkmi.
- Systematický výpočet finančných a pracovných zdrojov na prepravu tovaru z bodu A do bodu B na základe hodnotenia rentability a rentability takejto prepravy.
- Minimalizácia rizík pri preprave nákladu, vybudovanie systému znehodnotenia v prípade poškodenia nákladu vinou dopravcu alebo špeditéra.
- Minimalizácia rizika poškodenia nákladu v dôsledku teplotných alebo časových podmienok (nákup chladiarní, dodržiavanie pravidiel pre skladovanie nákladu vo forme rýchlo sa kaziaceho tovaru).
V organizácii
Optimalizácia technologických procesov veľmi úzko súvisí so správne organizovanou prácou v podniku ako celku. Efektívnosť jeho fungovania závisí od toho, ako je vybudovaná organizačná štruktúra podniku. A vychádzajúc zo skutočnosti, že štruktúra spoločnosti je úplne založená na zamestnancoch a povinnostiach, ktoré vykonávajú, najdôležitejšou organizačnou úlohou každej spoločnosti je optimalizácia personálu. Patria sem:
- zníženie nákladov zamestnávateľa na zabezpečenie pracovnej činnosti;
- zvýšenie skutočnej kvalifikácie zamestnancov;
- automatizácia práce – nahradenie fyzickej práce strojom;
- zbavenie sa neefektívnych zamestnancov – redukcia;
- zlepšenie systému personálneho manažmentu.
Tu je len krátky zoznam tých bodov, ktoré sú zásadné pri reorganizácii personálneho manažmentu. Odrážajú však kľúčové aspekty, ktoré prispievajú k dosiahnutiu hlavného cieľa, ktorým je optimalizácia procesov organizácie v podniku – minimalizácia nákladov.
