Návrh organizačných štruktúr je podrobná metodológia, ktorá identifikuje dysfunkčné aspekty pracovného toku, postupov a systémov, prispôsobuje ich aktuálnej podnikateľskej realite a cieľom a následne vytvára plány na implementáciu nových zmien. Proces je zameraný na zlepšenie technických aj personálnych aspektov podnikania.
V prípade väčšiny spoločností má proces navrhovania za následok väčšie zlepšenie organizácie, výsledkov (ziskovosť, zákaznícky servis, interné operácie) a zamestnancov, ktorí sú splnomocnení a oddaní podnikaniu.
Charakteristickým znakom procesu navrhovania je komplexný a holistický prístup k zlepšovaniu organizácie, ktorý ovplyvňuje všetky aspekty firemného života, takže pri vývoji správnej metodológie môžete dosiahnuť nasledujúce výhody:
- Skvelé služby zákazníkom.
- Zvýšenie ziskovosti.
- Pokles prevádzkyvýdavky.
- Vylepšená účinnosť a čas cyklu.
- Kultúra oddaných a angažovaných zamestnancov.
- Jasná stratégia pre riadenie a rast vášho podnikania.
Dizajn sa týka integrácie ľudí s hlavnými obchodnými procesmi, technológiami a systémami. Dobre navrhnutá organizácia zabezpečuje, že forma spoločnosti je v súlade s jej účelom alebo stratégiou, spĺňa výzvy spojené s realitou podnikania a výrazne zvyšuje pravdepodobnosť, že kolektívne úsilie ľudí bude úspešné.
Ako spoločnosti rastú a výzvy vo vonkajšom prostredí sa stávajú zložitejšími, obchodné procesy, štruktúry a systémy, ktoré kedysi fungovali, sa stávajú prekážkami efektívnosti, služieb zákazníkom, morálky zamestnancov a finančnej ziskovosti.
Organizácie, ktoré pravidelne neaktualizujú, trpia príznakmi ako:
- Neefektívny pracovný postup bez rozpisov a krokov bez pridanej hodnoty.
- Nadmerné úsilie („nemáme čas urobiť to správne, ale máme čas urobiť to znova“)
- Fragmentovaná práca s malou pozornosťou venovanou väčšiemu dobru.
- Nedostatok vedomostí a orientácie na zákazníka.
- Nedostatok zodpovednosti („To nie je moja práca“).
- Kryjte a obviňujte namiesto identifikácie a riešenia problémov.
- Meškanie v rozhodovaní.
- Ľudia nemajú informácie alebo právomoc riešiť problémy.
- Za riešenie problémov, keď sa niečo pokazí, je zodpovedný manažment, nie frontová línia.
- Chce to veľačas niečo urobiť.
- Systémy sú zle definované alebo posilňujú nesprávne správanie.
- Nedôvera medzi pracovníkmi a vedením.
Použité metódy
Je dôležité vziať do úvahy, že sú zahrnuté rôzne systémy interakcie. Aj keď je proces navrhovania organizačných štruktúr prispôsobiteľný veľkosti, zložitosti a potrebám akejkoľvek firmy, nie je obmedzený na vnútorné požiadavky vyššieho manažmentu. Každá cesta riešenia je vypracovaná individuálne. Samotný systém je založený na nasledujúcich metódach, ktoré budú uvedené nižšie.
1. Charta plánovacieho procesu
Ako vedúci pracovníci ste sa stretli, aby ste prediskutovali aktuálne obchodné výsledky, stav firmy, environmentálne požiadavky a potrebu pustiť sa do takéhoto procesu. Aké sú ďalšie akcie? Vytvoríte chartu pre proces organizačného dizajnu. Zahŕňa „dôvod na zmenu“, požadované výsledky, rozsah, alokáciu zdrojov, načasovanie, účasť, komunikačnú stratégiu a ďalšie parametre, ktorými sa bude projekt riadiť.
Manažment môže z času na čas prejsť buď procesom strategického plánovania alebo procesom rozvoja tímu pred začatím iniciatívy na zmenu projektu, v závislosti od toho, ako jasne rozumie svojej stratégii a ako dobre spolupracuje ako tím.
2. Vývoj nových pravidiel
Manažérsky tím (alebo iní, ktorí boli pozvaní zúčastniť sa procesu) hľadia dopredu a navrhujú organizačnéštruktúry, ktoré obsahujú odporúčania pre „ideálnu budúcnosť“. Na tejto úrovni kroky v tomto procese zahŕňajú:
- Určite svoj hlavný organizačný princíp.
- Optimalizácia kľúčových obchodných procesov, ktorých výsledkom sú výnosy alebo výsledky pre klientov.
- Dokumentácia a štandardizácia postupov.
- Organizovanie ľudí okolo základných procesov. Určenie počtu personálu potrebného na hlavnú prácu.
- Definujte úlohy, funkcie a zručnosti. Aké sú metriky výkonnosti pre jednotlivé tímové funkcie? Ako sú súdení a braní na zodpovednosť?
- Identifikujte vybavenie, usporiadanie a personálne potreby pre rôzne tímy a oddelenia v celej organizácii.
- Definujte zdroje podpory (financie, predaj, personál), poslanie, personál a kde by sa mali nachádzať.
- Definujte štruktúru riadenia, ktorá poskytuje strategickú, koordinačnú a operačnú podporu.
- Zlepšenie systémov koordinácie a rozvoja (nábor, školenie, odmeňovanie, zdieľanie informácií, stanovovanie cieľov).
V určitom bode sa proces navrhovania zmení na plánovanie prechodu, keď sa stanovia kritické dátumy implementácie a vytvoria sa špecifické akčné plány na implementáciu nového projektu.
A kľúčovou súčasťou tohto kroku je informovať o pokroku ostatných členov organizácie. Bol vyvinutý komunikačný plán, ktorý ľudí vzdeláva o tom, čo sa deje. Vzdelanie prináša uvedomenie a začleneniekaždého - na začiatok záväzkov.
3. Implementácia projektu
Teraz je úlohou projekt uviesť do života. Metódy navrhovania organizačných štruktúr by mali vždy obsahovať prvky implementácie. Bez nich sa úlohy nespustia. Ľudia sú organizovaní do prirodzených pracovných skupín, ktoré sa učia novému plánu, tímovým zručnostiam a vytváraniu iniciatívnych skupín. Skúmajú sa nové pracovné pozície a vytvárajú sa nové vzťahy v rámci jednotky aj mimo nej.
Prebieha prestavba vybavenia a technických prostriedkov. Zmenili a upravili sa systémy odmeňovania, systémy zvyšovania výkonnosti, výmena informácií, systémy rozhodovania a riadenia. Niektoré z toho sa dajú urobiť rýchlo. Niektoré spoločnosti môžu vyžadovať viac podrobností a môžu byť implementované počas dlhšieho časového obdobia.
Pokyny
Metódy organizačného dizajnu vykonávajú rôzne obchodné funkcie. Sú navrhnuté tak, aby uspokojili špecifické motívy. Musí sa tiež vyvinúť úsilie na zosúladenie organizačnej štruktúry s meniacimi sa potrebami. Dobrý systém nielen uľahčuje komunikáciu, ale prináša aj efektivitu v rôznych segmentoch. Preto je pri vývoji dôležité dbať na zásady.
1. Povzbudzovanie efektivity
Navrhovanie organizačnej štruktúry podniku zahŕňa niektoré pozitívne prvky pre zamestnancov. V reakcii na to môžete získať pozitívnu odpoveď od zamestnancov. Hlavným účelom organizačnej štruktúry je priniesť efektívnosť do rôznych funkcií. Systematická práca nenechá nič na náhodu a každá akcia bude koordinovaná tak, aby bola vykonaná na maximum.
Členovia organizácie sa snažia maximalizovať produkciu tovarov a služieb z daných zdrojov. Vyvíja sa úsilie o systematické, racionálne a koordinované úsilie o kontrolu rôznych odpadov a strát. Na zabezpečenie efektívnosti operácií boli vyvinuté rôzne organizačné modely. Sú odhodlaní dosiahnuť svoje ciele.
2. Komunikácia
Navrhovanie organizačnej štruktúry podniku zahŕňa moment vytvárania kontaktov vo všetkých oddeleniach. Komunikácia je problémom číslo jeden v každej organizácii. Dobrá štruktúra poskytuje správny komunikačný kanál medzi jednotlivcami pracujúcimi v organizácii. Vybudované spravodajské vzťahy a hierarchia tých, ktorí podávajú správy, sú tiež vyznačené v dobrej štruktúre. Je potrebný horizontálny, vertikálny a laterálny komunikačný proces, a to pomocou dobre naplánovanej štruktúry.
3. Optimálne využitie zdrojov
Správne prideľovanie zdrojov tiež pomáha pri ich optimálnom využití. Navrhovanie organizačnej štruktúry organizácie priraďuje činnostiam dôležitejšie miesto na dosiahnutie spoločných cieľov. Udalosti sa v systéme umiestňujú podľa ich dôležitosti a poskytujú sa vhodné odporúčania na pridelenie zdrojov. Optimálna alokácia aktív je nevyhnutná pre rast podnikania.
4. Spokojnosť s prácou
Dobrénavrhovanie organizačnej štruktúry organizácie zabezpečuje, že povinnosti a zodpovednosti rôznych ľudí pracujúcich v podniku sú jasne pridelené. Pracovné miesta sú rozdelené podľa ich vedomostí, skúseností a špecializácie. Ľudia dostanú príležitosť vysvetliť svoju prácu. Keď budú ľudia môcť pracovať v rámci limitov, budú spokojní s prácou.
5. Kreatívne myslenie
Princípy navrhovania organizačných štruktúr môžu zahŕňať položky voľne plánovať a vykonávať svoju prácu. Umožňuje jednotlivcovi premýšľať a rozvíjať nové a lepšie spôsoby plnenia úloh. Organizačná štruktúra sa snaží umiestniť ľudí na miesta, kde sú najvhodnejšie. Mnoho ľudí prispelo k rozvoju manažérskeho myslenia svojou kreativitou v určitej časti spoločnosti.
6. Jednoduchá správa
Princípy navrhovania organizačných štruktúr sú založené aj na optimalizácii tohto procesu. V biznise pracuje veľa ľudí. Ich funkcia by mala byť definovaná a zodpovednosti pridelené podľa požiadaviek organizácie. Dobrá štruktúra pomôže nadviazať vzťahy medzi ľuďmi pracujúcimi na rôznych pozíciách. Organizačný systém je mechanizmus, ktorým manažment riadi, koordinuje a kontroluje aktivity rôznych jednotlivcov.
Dobre premyslená štruktúra pomôže manažmentu aj chodu firmy. Je zaručené, že žiadna činnosť nezostane bez dozoru a práca sa rozdelípodľa možností osôb, ktoré ho vykonávajú. Dobre premyslené kroky organizačného dizajnu sú skvelou pomôckou pre dobrý manažment. Zvážte ich.
Fázy návrhu
Vytváraný systém musí spĺňať požiadavky podniku. To by malo zabezpečiť, aby sa pracovná sila využívala optimálne a rôzne funkcie by sa mali vykonávať správne. Harmonické vzťahy medzi ľuďmi na rôznych pozíciách sú nevyhnutné. Konštrukčný návrh je dôležitou úlohou, ktorú treba dôkladne zvážiť. Nižšie budú uvedené hlavné body, na ktorých sa vyvíja kompletné plánovanie.
1. krok: Definovanie aktivít
Opatrenia, ktoré treba podniknúť na dosiahnutie cieľov firmy, musia byť definované. Je tiež potrebné definovať funkcie, ktoré sa musia vykonávať na dosiahnutie rôznych cieľov, a činnosti spojené s týmito funkciami. Bez tejto fázy navrhovania organizačnej štruktúry nebudú manažéri schopní dosiahnuť požadovaný výsledok.
Hlavné činnosti sú rozdelené do niekoľkých podtypov každého odvetvia. Pri definovaní druhov treba mať na pamäti, že žiadny z nich neunikol duplicite činností a rôzne funkcie sa vykonávajú koordinovane.
2. krok: Zoskupovanie aktivít
Úzko súvisiace a podobné činnosti sú zoskupené pre oddelenia a odvetvia. Koordináciu medzi aktivitami je možné dosiahnuť len správnym nahromadením. Zoskupené zobrazeniačinnosti môžu byť priradené k rôznym pozíciám. Dávať pokyny jednotlivcom vytvára autoritu a zodpovednosť. Tento faktor pri navrhovaní organizačných štruktúr umožňuje zvýšiť dôležitosť konkrétneho zamestnanca. Autorita je delegovaná na nižšie úrovne rôznych oddelení a sú stanovené zodpovednosti.
Fáza 3: Delegovanie právomoci
Delegovanie je administratívny proces, pri ktorom ľudia robia niečo iné tým, že sú zodpovední. Keď sa v organizácii vytvoria rôzne pracovné miesta, týmto jednotlivcom sa pridelí pracovné miesto. Na vykonanie úlohy potrebujete autoritu. Orgány sú delegované na rôzne osoby v súlade s rozdelením zodpovednosti. Konečná fáza navrhovania organizačnej riadiacej štruktúry by to mala jasne odrážať. V procese prideľovania úloh sa v organizácii vytvára autorita, systém, ktorý určuje, kto bude s kým formálne komunikovať.
Funkcie dobrého systému
Navrhnutie organizačnej štruktúry naznačuje, že vytvorené zariadenie musí spĺňať rôzne potreby a požiadavky spoločnosti. Treba mať na pamäti, že každá spoločnosť má svoju jedinečnú formu riadenia. Ak vezmeme do úvahy funkcie ako celok a zhrnieme, budú vyzerať takto.
1. Jasná línia autority
Základy navrhovania štruktúr riadenia organizácie začínajú vytvorením základnej hierarchie. Musí existovať jasná línia právomocí zhora nadol. Prenos právomocí by sa mal vykonávať postupne a v súlade s povahou pridelenej práce. Všetko vorganizácie musia úplne rozumieť práci a právomoci delegovanej na konkrétnu osobu. Ak to nebude jasné, dôjde k zmätku, sporom a konfliktom.
2. Adekvátne delegovanie právomocí
Úlohy navrhovania organizačných štruktúr navyše zahŕňajú kompetentné rozdelenie zodpovedností. Delegovanie právomoci musí byť v súlade so stanovenou zodpovednosťou.
Ak nie je dostatok energie na prijatie pridelenej úlohy, úloha sa nedokončí. Manažéri niekedy prideľujú úlohy podriadeným bez toho, aby im udelili náležité právomoci, čo naznačuje nedostatok rozhodovania z ich strany. Neadekvátne úlohy spôsobia podriadeným problémy, pretože nemusia byť schopní splniť stanovené požiadavky.
3. Menej úrovní riadenia
Návrhové prvky organizačnej štruktúry by sa mali vyhýbať zložitým vzorom. Pokiaľ je to možné, je potrebné znížiť, ale v rozumných medziach, úrovne riadenia. Čím väčší je počet týchto úrovní, tým väčšie je oneskorenie v prístupe. Prenos rozhodnutí zhora nadol bude trvať dlhšie.
Podobne bude trvať dlho, kým informácie z nižších úrovní dosiahnu vrchol. Počet úrovní riadenia závisí od povahy a rozsahu operácií. Pre každý problém nie je možné špecifikovať konkrétny počet štruktúr, ale malo by sa vynaložiť úsilie, aby ich bolo čo najmenej. Táto optimalizácia zníži nákladyčas.
4. Rozsah ovládania
Proces navrhovania štruktúr organizačného riadenia by mal zahŕňať aj funkcie dohľadu. Stupeň dohľadu sa vzťahuje na počet ľudí, na ktorých môže manažér priamo dohliadať. Osoba by mala sledovať iba počet podriadených, s ktorými môže priamo komunikovať.
Počet ľudí, ktorí majú byť pod dohľadom, nemožno nastaviť univerzálne, pretože bude závisieť od povahy práce. Musí sa vyvinúť úsilie na udržanie dobre riadenej skupiny pod dohľadom, inak dôjde k neefektívnosti a slabému výkonu.
5. Jednoduchosť a flexibilita
Prístupy k navrhovaniu organizačných štruktúr by sa nemali komplikovať. Nemali by ste pridávať zbytočné úrovne kontroly. Dobrá štruktúra by mala zabrániť nejednoznačnosti a nejasnostiam. Systém musí byť tiež flexibilný, aby sa prispôsobil meniacim sa potrebám.
Môže dôjsť k rozšíreniu alebo diverzifikácii, čo by si vyžadovalo reklasifikáciu povinností a zodpovedností. Organizačná štruktúra musí byť schopná začleniť nové zmeny bez úpravy základných prvkov. To vám umožní nemeniť všetky predtým zadané ustanovenia.
Základné prvky
Analýza organizačného dizajnu by mala ukázať stratégiu nasadenia talentov v spoločnosti. Či toto nasadenie dosiahne obchodný cieľ, závisí čiastočne od sily celkového interného systému. Organizačný dizajn vytvára pracovné vzťahy medzi ľuďmi, stanovuje hranice zodpovednosti aurčuje, kto sa komu zodpovedá.
Existuje niekoľko spôsobov, ako štruktúrovať spoločnosť. Správne princípy navrhovania organizačných riadiacich štruktúr vychádzajú z potrieb a ašpirácií firmy. Na základe toho propagujú tých správnych ľudí.
1. Stratégia
Najlepší prístup k organizačnému dizajnu zohľadňuje strategické plány spoločnosti. Takéto aktivity medzitým vyplývajú z vízie spoločnosti. Poslanie – dôvod existencie podniku – jeho účel.
Vízia je najvyšším úspechom spoločnosti, realizácia stanovených úloh. Všetky stratégie sa snažia realizovať víziu a organizačná štruktúra musí podporovať tieto snahy. Napríklad spoločnosť, ktorá sa rozhodla expandovať na zahraničné trhy, sa môže konsolidovať do geografických divízií. Zmeny v stratégii si vyžadujú aktualizovaný konštrukčný návrh
2. Environmentálne faktory
Organizační dizajnéri nemôžu ignorovať podnikateľské prostredie, v ktorom zamestnanci pracujú. Nepredvídateľný, rýchlo sa meniaci systém si vyžaduje flexibilitu, prispôsobivosť a spoluprácu medzi agentúrami.
V takejto situácii bude návrh organizačnej štruktúry riadenia podniku strojárskeho typu obmedzovať obratnosť a pohotovosť zamestnancov. Namiesto toho môžu vývojári vybudovať organický horizontálny systém, ktorý vyrovnáva úrovne verejnej správy a decentralizuje rozhodovanie. Stabilné prostredie zároveň umožňuje používanie ovládacích prvkov, dobre definovaných úloh a centralizovanej autority v mechanistickej štruktúre.s jeho vertikálnymi úrovňami rastúcej sily.
3. Veľkosť spoločnosti
Malé podniky s malým počtom ľudí majú často rôzne úlohy, sú neformálne a nepíšu veľa pravidiel. Keďže spoločnosť vzniká organicky, bolo by chybou snažiť sa jej vnútiť formálnu, mechanickú štruktúru. Návrh organizačnej štruktúry a systému by v tomto prípade nemal obsahovať imperatívne a konzervatívne prvky vykonávania interných činností.
To by bola zbytočná akcia. Navyše zbytočná byrokracia môže zasahovať do prevádzky. Veľké organizácie potrebujú väčšiu kontrolu a dohľad. Mechanistická štruktúra vytvára jasnú zodpovednosť a zodpovednosť, a preto je vhodná pre spoločnosti s veľkým počtom zamestnancov.
4. Vek spoločnosti
Na začiatku života spoločnosti jej malá veľkosť poskytuje organické štrukturálne vlastnosti, ktoré podporujú flexibilitu a agilnosť. Ako sa firma rozvíja a expanduje, začína:
- mechanizujte pridaním pravidiel, zásad a postupov;
- nastavte si jasne definované ciele;
- implementujte rozsiahle interné kontrolné systémy a reťazce príkazov.
Skrátka vyspelosť plodí byrokraciu. Čím je spoločnosť staršia, tým je pravdepodobnejšie, že interný systém sa stane nepraktickým a vytvorí prekážku pre inovácie, prispôsobivosť a rýchle reakcie. Proces organizačného návrhu musí brať do úvahy rozsah, v akom sa stará spoločnosť potrebuje reštrukturalizovať, aby sa zredukovalamechanizovaný systém. V opačnom prípade môžu vzniknúť vážne manažérske a personálne problémy.
Štrukturálne projekty
Konštrukčné návrhy majú svoje pre a proti, takže dizajnéri musia starostlivo zvážiť každý krok. Dve spoločné témy sú funkčné a deliace. Funkčná štruktúra vytvára oddelenia podľa činností ako výroba, marketing a financie.
Združené aktivity zvyšujú efektivitu, ale môžu vytvárať bariéry medzi oddeleniami. Štruktúra divízií zoskupuje ľudí podľa produktu, zákazníka alebo geografickej polohy, čím efektívne vytvára malé spoločnosti s vlastnými marketingovými, finančnými a výrobnými schopnosťami. Vďaka tomu sa oddelenia sústredia a reagujú, no duplikuje sa obchodná činnosť medzi oddeleniami a v rámci spoločnosti ako celku.
Schéma typu ovládania
Organizačná schéma je vizuálnou reprezentáciou formálneho typu dizajnu. Plán zobrazuje štruktúru organizácie, vzťahy a relatívne úrovne pozícií v každom odvetví. Pomáha organizovať pracovisko tým, že načrtáva smer kontroly pre podriadených.
Aj malý podnik s jednou osobou môže použiť nejaký druh organizačnej schémy, aby zistil, aké funkcie je potrebné vykonať. Takéto plánovanie a vízia štruktúruje prácu a pomáha realizovať všetky úlohy a riešiť vznikajúce komunikačné problémy.problémy.
Organizačné tabuľky ponúkajú nasledujúce výhody:
- Efektívne komunikujte organizačné, servisné a firemné informácie.
- Umožnite manažérom robiť rozhodnutia o zdrojoch, poskytnúť základ pre riadenie zmien a komunikovať prevádzkové informácie v celej organizácii.
- Všetko, čo sa týka podnikania, by sa malo diať transparentným a predvídateľným spôsobom.
- Poskytuje rýchlu náhradu za formálne obchodné hierarchie.
- Povie každému v organizácii, kto je za čo zodpovedný a kto komu zodpovedá.
Samozrejme, existuje niekoľko obmedzení pre pohľady na organizačný dizajn:
- Sú statické a nepružné, často zastarané, keď sa firmy menia a prechádzajú fázami rastu.
- Nepomáhajú pochopiť, čo sa skutočne deje v neformálnej organizácii. Realita je taká, že organizácie sú často dosť chaotické.
- Nedokážu sa vyrovnať s meniacimi sa hranicami firmy v dôsledku outsourcingu, informačných technológií, strategických aliancií a sieťovej ekonomiky.
V počiatočných fázach sa podnik môže rozhodnúť, že nezavedie formálnu organizačnú štruktúru. Aby bol priebeh rozvoja úspešný, musí firma existovať aj bez jasne definovaného plánu. Väčšina malých firiem považuje organizačné schémy za užitočné, pretože pomáhajú vlastníkovi alebo manažérovi sledovať rast a zmeny v každom odvetví a smere.
Záver
Tento dizajnový prístup vedie k výraznému zlepšeniu kvality, služieb zákazníkom,čas cyklu, znížená fluktuácia a absencia, zvýšenie produktivity z 25 na najmenej 50 %. Dobrou správou je, že plán možno použiť takmer pre akýkoľvek typ a veľkosť podnikania. Čas potrebný na dokončenie návrhu sa líši v závislosti od povahy, veľkosti a zdrojov firmy. Veľké a zložité projekty môžu byť dokončené v priebehu niekoľkých dní. Malé firmy vyžadujú oveľa menej času a zdrojov.
