Keď sa hovorí o organizačnom systéme, znamená to určitú štruktúru, ktorá pozostáva zo samostatných jednotiek. Sú vzájomne prepojené na základe určitých úvah. To závisí od cieľov stanovených pre oddelenia a spoločnosť a podľa vykonávaných funkcií. To zabezpečuje prítomnosť vedúcich pracovníkov (stredísk), ktorí môžu prijímať rozhodnutia a sú zodpovední za činnosť jednotiek.
Všeobecné informácie
Problémy týkajúce sa návrhu a tvorby systémov riadenia organizácie sú relevantné nielen pre novovzniknuté podniky, ale aj pre tie komerčné štruktúry, ktoré už fungujú, ale budú musieť fungovať v iných podmienkach. K tomu je potrebné zmeniť skladbu a štruktúru vykonávaných povinností a úloh, ktoré treba riešiť. Prvým krokom v tomto prípade je analýza formálnej konštrukcie. Pozornosť venovanázloženie štruktúrnych jednotiek, počet zamestnancov, ktorí sa na nich podieľajú, ako zodpovedajú zložitosti a štruktúre vykonávanej práce a podobné aspekty.
Počas analýzy je potrebné postupne preštudovať všetky dôležité prvky podniku. Patria sem informačná podpora a interakcia, zásobovanie zdrojmi a technológiami, súlad pracovných zdrojov s existujúcimi požiadavkami a zameniteľnosť. Pri štúdiu systému riadenia organizácie je potrebné dať odpoveď na dve otázky:
- Do akej miery môže to, čo je už zavedené, pomôcť alebo brániť implementácii zvolenej stratégie činnosti?
- Ktoré úrovne by mali byť priradené na riešenie konkrétnych problémov?
Hľadať odpovede
Existuje niekoľko prístupov, ako sa vysporiadať s cieľmi. Keďže je dosť problematické zvážiť ich všetky, pozornosť dostanú iba dve:
- Konkrétne nastavenie osobných úloh a cieľov pre účinkujúcich.
- Krátka organizačná analýza.
Oba prístupy sú zamerané na odhalenie toho, aký je osobný prínos zamestnanca k dosiahnutiu hlavnej úlohy podniku. Dôležité sú aj metódy riadenia organizačných systémov. Stručne povedané, musíte konať pomocou nasledujúcich metód:
- Metóda introspekcie. Osobitná pozornosť sa venuje administratívnym a riadiacim pracovníkom. Cieľom je zvýšiť efektivitu zamestnancovduševná práca. Hlavný dôraz je kladený na prispievanie k riešeniu problémov, implementácii firemnej stratégie a dosahovaniu stanovených cieľov. V skutočnosti je v tomto prípade poskytnutý pohyb od veľkých k detailom. Realizuje sa nasledovná postupnosť: úlohy podniku - jeho stratégia - ciele - funkčná organizácia. Až potom pozície – zamestnanci – ich povinnosti a motivácia.
- Metóda analýzy zdola nahor. Vychádza už z jednotlivého pracovníka a jeho formulovaných úloh a cieľov. Táto metóda umožňuje prepojiť prácu jednotlivých zamestnancov s činnosťou podniku a realizovanou stratégiou prosperity. Aj keď sa veľmi často vyskytujú sťažnosti, že teoretické ustanovenia sú dobre premyslené, implementácia v praxi zanecháva veľa želaní.
Viac o introspekcii
Táto metóda umožňuje pripraviť efektívne odporúčania, ktoré sú zamerané na zlepšenie celej organizačnej štruktúry a výkonnosti firmy znížením duplicity práce, znížením nákladov na riadenie, reguláciou záťaže manažérov, oddelením funkcií výkonných umelcov. Aký je konečný výsledok vykonanej práce? Systém riadenia organizácie, vybudovaný pomocou introspekcie, umožňuje orientáciu na týchto princípoch a myšlienkach:
- Manažment dostáva mzdu za skutočný manažment. Väčšinu času teda vedie, meria, pripravuje a inštruuje. V tompomáha plánovať, pomáhať pri organizačnej práci, zostavovať finančné plány, analyzovať aktuálnu situáciu a podobne.
- Vedúci musí mať pod velením dostatok ľudí, aby udržal všetku jeho pozornosť. Zároveň by však malo byť pre každého dosť času.
- Mali by ste sa snažiť udržať počet odkazov v organizácii na minime.
- Výkonní pracovníci by sa mali zapojiť do obmedzeného počtu dobre navrhnutých úloh, ktorých splnenie priamo podporí dosiahnutie cieľov organizácie.
- Jasné pochopenie toho, čo manažment chce, môže byť skreslené neefektívnou komunikáciou. Pomerne častým dôvodom je veľmi veľké množstvo odkazov. V dôsledku toho klesá schopnosť robiť zmeny, samostatne riešiť problém, nájsť iné spôsoby.
Introspekcia je možná v každej organizácii. Táto metóda má šesť fáz: príprava, zber údajov, spracovanie informácií, analýza, správa, ďalšia kontrola. V dôsledku toho sa vydávajú písomné odporúčania, ktoré riešia otázky zlepšenia organizačnej štruktúry.
Metóda analýzy zdola nahor
Vďaka nastaveniu osobných cieľov a zámerov je presne daný príspevok zamestnanca k procesu dosahovania stanovených hodnôt a parametrov. Venujte pozornosť:
- Zváženie správnych podmienok pre integráciu pracovného procesu každého zamestnanca s úlohami, cieľmi astratégie, ktoré zabezpečujú primeranosť organizačnej štruktúry.
- Vytváranie podmienok, aby mal každý záujem dosiahnuť čo najlepší výsledok.
- Metóda analýzy zdola nahor vám tiež umožňuje hodnotiť individuálnu prácu.
Treba poznamenať, že uvažovaný prístup možno použiť nielen na analýzu, ale aj na riešenie niektorých kľúčových problémov, ktoré sú spojené s riadením organizácie. Patria sem:
- Definícia procesu dosiahnutia cieľa prostredníctvom dialógu o jeho stanovení a spôsobe jeho dosiahnutia.
- Zameranie zamestnancov na očakávania výkonu.
- Tvorba programu vykonávania prác z dôvodu konkretizácie termínov riešenia určitých úloh.
- Uľahčenie riadenia mzdového systému, schopnosť vytvárať primeraný základ pre vydávanie odmien za vynikajúce plnenie povinností a úspechy v práci.
- Hodnotenie, či by mal byť zamestnanec povýšený a či má dobré predpoklady.
Túto metódu preto veľmi dobre dopĺňa organizačný a právny systém riadenia, ktorý štandardizuje prístupy k maximálnemu počtu situácií.
O funkciách
Hlavné a najdôležitejšie sú: organizácia, plánovanie, regulácia, koordinácia, motivácia, kontrola a regulácia. Toto nachádza výraz v štruktúre, pravidlách, kultúre, procesoch. Riadenie organizačného systému zabezpečujepoužitie súboru metód a techník, ich racionálne kombinovanie, vytvorený vzťah s cieľom riadiť prvky v čase a priestore. Je potrebné usilovať sa o vytvorenie čo najpriaznivejších podmienok. V tomto prípade by funkcie riadenia organizačných systémov mali byť jasne uvedené, odsúhlasené a mali by byť vymedzené zodpovednosti rôznych osôb.
A to nie sú len slová. Malo by sa pamätať na to, že funkcie sú špeciálne typy špecializovaných riadiacich činností, ktoré sa objavili v procese deľby práce. Každá z nich je implementovaná v komplexe riadiacich úloh. Musíte tiež pamätať na to, že funkcie sú opakujúce sa činnosti. Môže ich vykonávať jedna osoba, jednotka alebo skupina. Počet funkcií a zloženie závisí od množstva faktorov: rozsah, úroveň a štruktúra rozvoja výroby, veľkosť organizácie, väzby spoločnosti na iné podobné zariadenia, nezávislosť a úroveň technického vybavenia.
Konkrétne vykonávané povinnosti
Funkcie manažmentu by mali poskytovať riadenie a služby činnostiam organizácie. Každý z nich by mal mať špecifický účel, opakovateľnosť, jednotnosť obsahu. Aj funkcie musia byť objektívne. Tá je daná potrebou samotného procesu riadenia v podmienkach, kde je zabezpečená spoločná práca ľudí. Funkcie sú navyše základom pre určenie veľkosti a štruktúry administratívneho aparátu. Mala by spájať všetkých relatívne izolovaných, hoci vo všeobecnosti neoddeliteľne spojenýchštruktúry. V mnohých ohľadoch sú ovplyvnené cieľmi systému riadenia organizácie.
Zoznam funkcií
Pre lepšie pochopenie tejto témy sa pozrime na to, s čím sa musíme v praxi popasovať:
- Organizačná funkcia. Zaoberá sa praktickou realizáciou plánov a programov. Realizuje sa prostredníctvom vytvorenia organizácie, formovania jej štruktúry, rozdelenia práce medzi oddelenia a zamestnancov, ako aj prostredníctvom koordinácie ich činností.
- Motivačná funkcia. Špecializuje sa na zisťovanie potrieb ľudí, ako aj na výber najefektívnejšieho a v tomto prípade najvhodnejšieho spôsobu ich naplnenia. Toto všetko sa robí s cieľom zabezpečiť maximálny záujem zamestnancov o proces dosahovania cieľov, ktorým organizácia čelí.
- Kontrola. Je to nevyhnutné pre včasnú identifikáciu chýb, hroziacich nebezpečenstiev, odchýlok od požadovaných noriem a vytvára základ pre neustále zlepšovanie.
Ďalšie funkcie
Organizácia by mala mať primerané:
- Funkcie prideľovania. Mali by sa považovať za proces vývoja vedecky podložených vypočítaných hodnôt. S ich pomocou sa vyhodnocujú kvantitatívne a kvalitatívne parametre.
- Funkcia plánovania. Je to nevyhnutné pre prísnu reguláciu správania sa objektov v procese implementácie cieľov a úloh stanovených pre zamestnancov.
- Koordinačná funkcia. Zabezpečuje, aby organizácia bola konzistentná adobre koordinovaná práca pri realizácii plánovaných úloh.
- Funkcia regulácie. Priamo sa prelína s kontrolou a koordináciou. Ak sa vplyvom vonkajšieho / vnútorného prostredia vyskytnú odchýlky od požadovaných parametrov, potom je potrebné upraviť situáciu tak, aby bola v pridelených medziach.
O úlohách
Organizačný systém je vytvorený za účelom dosiahnutia určitého cieľa. Napríklad získanie maximálneho možného príjmu. Alebo 100 miliónov rubľov. Nech je to akokoľvek, ale na ceste k cieľu musíte vyriešiť množstvo úloh, ktoré vám ho umožnia dosiahnuť. Je potrebné poznamenať, že sa líšia rozsahom, dôsledkami, dôležitosťou, dopadom na budúcnosť a zložitosťou implementácie.
Úlohy riadenia organizačných systémov na najvyššej úrovni sú najdôležitejšie a nevyhnutné z hľadiska dosahovania výsledkov. Ak totiž základný robotník niečo pokazí, tak sa to dá ešte relatívne vydržať. Najmä ak sa rýchlo identifikujete a zastavíte. Pričom chyby samotného vrcholového manažmentu majú oveľa ničivejšie následky. Okrem toho je dosť ťažké ich zastaviť, na to je potrebné získať podporu akcionárov / zakladateľov.
Relevantný je však aj proces identifikácie. V našich podmienkach je to totiž tak zariadené, že vrcholový manažment nie je preverovaný permanentne. A že priebeh udalostí nejde tak, ako by mal, môžete zistiť buď kontrolou, sledovaním udalostí alebo zaznamenaním anomálie v hláseniach, ktorésprávcovia poskytujú vlastníkom. Pre efektívne plnenie vytýčených úloh je potrebné zabezpečiť primeranú organizačnú štruktúru systému manažérstva, za ktorú by neexistovala nezodpovedná osoba.
O vývoji
Organizačné systémy nestoja ako kamene. Vždy je nejaký pohyb (nie nevyhnutne k lepšiemu). Ale ak sa pozriete z výšky tisícročí, potom sa riadenie organizačných a ekonomických systémov stále zlepšuje a rozvíja. Niekedy je to ovplyvnené vývojom nových metód a prístupov. Vplyv môže mať aj vedecký a technologický pokrok. Napríklad, čo je manažment bez použitia informačných technológií? Aj keď človek pracuje v postavení samostatného podnikateľa, počítač / smartfón pomáha viesť záznamy, odosielať údaje daňovému úradu, štatistickým úradom a mnohým ďalším štruktúram.
Je však možné povedať, že teraz sa podarilo dosiahnuť korunu vo vývoji? Bohužiaľ nie. Aj napriek technológiám a metódam, ktoré už existujú, je priskoro na radosť. Veď koľko rôznych úžasných objavov ľudstvo v budúcnosti ešte len čaká. Vezmime si napríklad umelú inteligenciu. Keď sa vyvinie vzorka tohto riešenia s dobrými ukazovateľmi výkonu, to, čo dokáže zamestnanec, ktorý nepotrebuje spať, oddychovať a poberať mzdu, jednoducho ohromí a prinúti ho prispôsobiť sa novým podmienkam.
