V medziľudských vzťahoch je dôležitá nielen konverzácia, ale aj korešpondencia, pretože informácie prezentované v textovej forme sú ľahšie vnímateľné, dajú sa uložiť a mnohokrát k nim pristupovať. V modernom svete sa verí, že písanie listov je zastarané a irelevantné zamestnanie. V skutočnosti sa ľudia v každodennom živote veľmi často obracajú na epištolárny žáner. Preto je veľmi dôležité porozumieť štýlom písania a mať zručnosti na ich písanie.
Čo je to "štýl"
Čo znamená štýl v lingvistike? Štýl reči, textu, písania je súbor určitých jazykových prostriedkov, ktorými človek ústne alebo písomne vyjadruje svoje myšlienky. V ruštine existuje päť hlavných funkčných štýlov reči:
- colloquial;
- artistic;
- journalistic;
- scientific;
- formálne podnikanie.
Niektorí lingvisti rozlišujú ďalšie dva ďalšie štýly: spovedný a epištolárny. To druhé stojí za to opísať podrobnejšie.
Typy písmen
Epistoriálny štýl je súbor jazykových techník, ktoré sa používajú pri písaní listov. Jeho názov pochádza z gréckeho slova epistola, čo možno preložiť ako „písomná správa“. V tej či onej situácii si tento štýl požičiava charakteristiky hlavných štýlov reči.
V závislosti od adresáta a účelu správy sa korešpondencia delí na niekoľko typov alebo štýlov písania:
- Neoficiálne.
- Oficiálne (obchodné).
Ak je účelom listu výmena akýchkoľvek vedeckých informácií, potom takáto korešpondencia obsahuje znaky vedeckého štýlu. V žurnalistike sa veľmi často používa aj epištolárny štýl, keď autor vo svojom liste môže osloviť konkrétnu osobu aj celú verejnosť, vyzývajúc k akcii.
Vlastnosti písmen
Charakteristiky každého štýlu písania sú odlišné, no existujú určité črty, ktoré ich spájajú. Pri zostavovaní akejkoľvek správy je veľmi dôležité dodržiavať určitú štruktúru. Je potrebné vyčleniť adresáta a adresáta, určiť ich sociálnu rolu. Vyjadrite čo najpresnejšie a najvýstižnejšie podstatu správy pomocou jazykových nástrojov, ktoré sú pre túto situáciu správne zvolené.
V závislosti od účelu môže autor listov použiť rôzne výrazy a nastavené frázy. Korešpondencia zvyčajne prezrádza osobnosť a osobnosť adresáta. Vo väčšej miere sa to prejavuje v neformálnom štýle písania, kedy má autor viac možností použiť pôvodný jazykobraty alebo iné prostriedky na sprostredkovanie vlastných myšlienok a pocitov adresátovi. List nie je len písaný monológ, niekedy sú v ňom prvky dialógu, napríklad keď sa autor prihovára adresátovi. Pre epištolárny štýl je charakteristická aj kombinácia hovoreného a písaného prejavu.
Rôzne štýly písania predstavujú rôzne vzory písania a používajú rôzne klišé. Pre dosiahnutie čo najlepšieho výsledku a informačného obsahu správy je užitočné poznať jej zloženie a pravidlá písania.
Štruktúra e-mailu
Určujúcim znakom epištolárneho štýlu je kompozícia. Ľudia sa strácajú v rôznych druhoch korešpondencie, čo vyvoláva otázku, ako napísať list. Všeobecnú štruktúru všetkých písmen je možné zredukovať na nasledujúce prvky:
- Začiatok, úctivý prejav adresátovi.
- Hlavná časť, odhaľujúca podstatu posolstva.
- Koniec alebo záver, ktorý zhŕňa všetko napísané.
- Podpis autora a dátum písania.
- V niektorých prípadoch postscript (P. S), ktorý obsahuje dodatočné informácie.
Súkromný list
Štýl osobného písania je najzaujímavejší a najrozmanitejší. Takéto správy sú akousi denníkovou stránkou, v ktorej autor vyjadruje svoje najvnútornejšie myšlienky a skúsenosti. Stupeň ich zverejnenia závisí od blízkosti vzťahu medzi odosielateľom a príjemcom.
Adresátmi osobných listov sú zvyčajne rodinní príslušníci, príbuzní, priatelia. Povaha takejto korešpondencie je dôverná a prísne dôverná;autor je jasne vysledovaný v celom príbehu alebo priznaní. Môže ísť o príbeh o minulých udalostiach, úvahy na rôzne témy, postrehy či rady. Kreativita je tu neskutočne veľká, pretože odosielateľ má obrovský arzenál umeleckých a výrazových prostriedkov. Pomáhajú jasnejšie odrážať pocity a vnemy autora pri konkrétnej príležitosti, istým spôsobom plnia funkciu mimiky v živej komunikácii. Osobné listy sú teda veľmi emotívne a expresívne, pretože v nich autor veľmi často neváha v silných výrazoch, niekedy aj vulgárnych.
Súkromná správa nemá žiadne prísne pravidlá pravopisu okrem tých základných, ktoré sú spoločné pre všetky štýly písania epištolárnych správ. Tu sa podporuje sloboda autorovho myslenia, ľahkosť a prirodzenosť.
Listy vo vedeckej činnosti
Listy vo vedeckej oblasti sa zostavujú za účelom výmeny vedeckých informácií medzi vedcami. Ide o druh vedeckej správy adresovanej konkrétnej osobe. Vedecký štýl písania sa vyznačuje presnosťou a konzistentnosťou prezentácie. Nejednoznačný výklad tej či onej informácie je tu neprijateľný, materiál treba chápať jednoznačne. K dosiahnutiu tohto cieľa napomáha používanie téz a pojmov. Vedecké informácie musia byť podložené aj nespochybniteľnými faktami, ktoré potvrdzujú ich pravosť.
Ciele, pre ktoré vzniká vedecké písanie, si vyžadujú monotónnosť a suchosť prezentácie. Samozrejme, takáto správa nemá výraznosť,objektívnosť v ňom zohráva rozhodujúcu úlohu. Prezentácia materiálu vo vedeckom písaní sa najčastejšie vyskytuje vo forme monológu. Začiatok autora v takomto liste je zredukovaný na minimum. Tu je dôležité zamerať sa na obsah listu, a nie na uhol pohľadu toho, kto ho napísal. Osobný názor odosielateľa sa však do určitej miery stále zobrazuje, aj keď implicitne.
Epistoriálny štýl v žurnalistike
Hlavným cieľom žurnalistických prác je zapôsobiť na čitateľa pomocou dobre štruktúrovaného prejavu, nadchnúť ho nejakou myšlienkou či nápadom. Na dosiahnutie tohto cieľa sa mnohí novinári obracajú na formu listu, ktorý zverejňujú v médiách. Takéto správy môžu byť dvoch typov: s adresátom a bez neho. List bez konkrétneho adresáta je určený širokému okruhu ľudí. Do pozornosti verejnosti sa v nich dostávajú aktuálne problémy či udalosti. V žurnalistike sú listy adresované konkrétnej osobe, napríklad hlavám štátov alebo iným mediálnym osobnostiam. Ich úlohou je získať vplyvných adresátov na riešenie naliehavých problémov, požadovať okamžitú akciu.
Na rozdiel od vedeckého písania je novinársky štýl písania subjektívnejší a kontroverznejší. Pri pokrytí a hodnotení aktuálneho diania publicista obratne narába s rôznymi výrazovými prostriedkami.
Funkcie pravopisu
Novinári starostlivo vyberajú spoločensky významnú udalosť a komplexne ju analyzujú z pohľadu autora listu alebo jeho zákazníka. Ďalej sa robí určitý úsudok a navrhujú sa riešenia.popísaný problém. Pri zostavovaní takéhoto listu sú veľmi dôležité presviedčacie schopnosti a tiež znalosť ľudskej psychológie. Ich uvedením do praxe publicisti nasmerujú diskusiu smerom, ktorý potrebujú, čím čitateľom neponechajú takmer žiadnu slobodu výberu.
Úradný list
V systéme klasifikácie písmen zaujíma formálny štýl písania osobitné miesto. Používa sa v obchodnej korešpondencii, je to medzipodnikový komunikačný kanál. Formálne písanie má mnoho typov, ktoré plnia rôzne funkcie. Má tiež jasnú štruktúru a prísne pravidlá, od ktorých by sa nemalo odchýliť. Obchodný list využíva prostriedky vlastné oficiálnemu obchodnému štýlu reči. Vo väčšine prípadov má takáto správa konkrétneho adresáta, napríklad právnickú osobu alebo fyzickú osobu.
Špecifikum obchodného štýlu písania spočíva v jeho suchom, formálnom a monotónnom jazyku. Využíva obrovské množstvo papiernictva, pečiatok, klišé a štandardných obratov, ako aj rôzne druhy skratiek. Informácie sú prezentované jednoduchými bežnými vetami. Tón oficiálnych listov je neutrálny, prezentácia informácií je maximálne logická a konzistentná. To všetko prispieva k riešeniu hlavnej úlohy obchodnej korešpondencie: presne, stručne a objektívne odovzdať konkrétnu správu, zbaviť ju emocionálneho zafarbenia a subjektivity.
Typy úradných listov
Podľa obsahu sú obchodné listy rozdelené do mnohých typov. Zvyčajne je v každom oficiálnom liste nastolená jedna otázka. Ak je potrebné okamžite vyriešiť dve alebo viacproblémy, niekoľko typov sa zmestí do jednej správy.
Rozlišujú sa tieto typy obchodných listov:
- Obálka – list s pokynmi na odoslanie dokumentov.
- Záruka – potvrdenie a konsolidácia určitých podmienok.
- Vďakyvzdanie - vyjadrenie vďaky a túžby po ďalšej spolupráci.
- Pozvánky – oficiálna pozvánka na účasť na podujatí.
- Gratulujeme.
- Informačné.
- Propagačné alebo ponuky spolupráce.
- Žiadosti.
- Upozornenia.
- Žiadosti.
- Odpovedací list.
Napísanie obchodného listu
Ako správne napísať formálny list? Je dôležité poznať a správne aplikovať zákonitosti skladania takýchto správ. Najprv sa musíte rozhodnúť o predmete listu a jeho type. Tu musíte vziať do úvahy všetky informácie, o ktorých už adresát vie, a na základe toho dôkladne zvážiť predložený obsah a argumenty. List by mal byť čo najviac informatívny a logický, bez zbytočných odbočiek a vody.
Existujú dve skupiny obchodných listov: jednorozmerné a viacrozmerné alebo jednoduché a zložité. Jednorozmerné správy sú stručné a riešia len jeden problém. Zvyčajne nevyžadujú odpoveď. Viacrozmerné písmená vyvolávajú niekoľko problémov, a preto majú zložitejšiu štruktúru. Ich zloženie by sa malo zvážiť podrobne.
Text zložitého listu pozostáva z niekoľkých častí. ATprvá časť naznačuje motívy, ktoré viedli autora k napísaniu správy, poskytuje potrebné argumenty. Tu je potrebné odpovedať na otázku, za akým účelom tento list vznikol. V druhej časti autor vyvodzuje závery, predkladá návrhy, riešenia nastoleného problému a požiadavky.
Štruktúry niektorých typov formálnych písmen
Žiadosť:
- Dôvod žiadosti.
- Samotná žiadosť.
- Požadovaný výsledok, vyjadrenie vďaky a ochoty spolupracovať, ak bude žiadosť vybavená.
Žiadosť:
- Dôvod dôležitosti požiadavky.
- Samotná žiadosť.
- Výsledok, ak je požiadavka splnená.
Sprievodný list
- Upozornenie na materiál.
- Informácie o materiáli.
Odpovedací list o zamietnutí žiadosti
- Duplikácia predchádzajúcej žiadosti.
- Dôvod odmietnutia.
- Vyhlásenie o odmietnutí alebo odmietnutí.
Odpoveď niekedy poskytuje alternatívne spôsoby riešenia uvedeného problému.
Moderná kancelárska práca väčšinou používa jednorozmerné úradné písmená.
Dizajn písmen
V prípade úradných listov sa obchodná korešpondencia vykonáva na hlavičkovom papieri. Musia spĺňať vládne normy a obsahovať nasledujúce prvky:
- Logo právnickej osoby.
- Názov právnickej osoby (autora listu).
- Kontakty (adresa, číslotelefón, e-mail, web).
- Dátum listu.
- Registračné číslo listu.
- Odkaz na dátum a číslo prichádzajúcej správy (ak ide napríklad o odpoveď).
Na konci listu odosielateľ uvedie nasledujúce informácie:
- Pozícia a priezvisko s iniciálami osoby podpisujúcej list.
- Pozícia a priezvisko s iniciálami zostavovateľa (ak nepodpíše svoj podpis).
- Zoznam aplikácií (ak je k dispozícii).
Okrem dodržiavania formálnych pravidiel zohráva pri návrhu dôležitú úlohu papier (ak je list zasielaný klasickou poštou). Bude sa líšiť v závislosti od typu obchodného oznámenia. Napríklad obyčajný biely papier je vhodný na bežný formálny list. Pre pozývacie listy, gratulácie, poďakovanie je najlepšie zvoliť hrubý alebo reliéfny papier. Predajné listy vyzerajú dobre na farebnom papieri.
Klišé a nastavené frázy
Formálne pravidlá štýlu písania vyžadujú použitie hotových jazykových vzorcov. Nasledujúce konštrukcie môžu byť použité v rôznych situáciách:
Pri zdôvodňovaní dôvodov a motívov:
- Pre nedostatok finančnej pomoci…
- Vzhľadom na ťažkú ekonomickú situáciu…
- Aby sme mohli spolupracovať…
- Podľa vášho listu…
- Podľa protokolu…
- V reakcii na vašu žiadosť…
- Potvrdením našej dohody…
- S cieľom zvýšiť zodpovednosť…
- Pre vašu žiadosť…
Pri písaní žiadosti:
- Prosím, pomôžte…
- Pošlite na našu adresu…
- Zúčastnite sa prosím…
- Prosím, konajte…
- Upozorňujeme…
- Prosím, informujte sa…
- Zlikvidujte dlh…
Pre vstup v sprievodných listoch:
- Odosiela sa informácia…
- Vracia sa referenčné materiály…
- Posielame zmluvu podpísanú z našej strany…
- Posielanie referenčnej literatúry… atď.
Potvrdzovacie e-maily začínajú takto:
- Potvrdzuje sa…
- Vďačne uznávam…
Pri písaní listu s odpoveďou (nesplnenie požiadavky):
- Vaša ponuka bola odmietnutá z nasledujúcich dôvodov…
- Návrh spoločného akčného plánu, ktorý nám bol zaslaný, bol preštudovaný. Považujeme to za neprijateľné z nasledujúcich dôvodov…
- Vašu žiadosť o spoločnú prácu zvážime…
Posledné slová textu listu môžu byť nasledovné:
- Prosíme vás, aby ste nám zaslali informácie.
- Prosíme vás, aby ste svoju odpoveď neodkladali.
- Prepáčte za meškanie odpovede.
- Dúfame, že našej žiadosti bude vyhovené.
Pri písaní pozývacích listov:
- Vitajte v účasti…
- Pošlite zástupcu…
Pri zostavovaní záručného listu:
- Zaručená platba…
- Zaručená kvalita produktu…
- Garantované termíny…
Tieto prázdne miesta vám pomôžuurob to správne.
